DGUV-V3-Prüfung vorbereiten: Welche Geräte gehören in die Bestandsliste?

Beginnen Sie mit den Arbeitsbereichen

Teilen Sie den Betrieb für die Aufnahme in nachvollziehbare Bereiche auf. Das können Büro, Werkstatt, Lager und die Fahrzeuge des Außendienstes sein. Legen Sie fest, wer die dort verwendeten Geräte kennt. Eine zentrale Einkaufsliste enthält häufig beschaffte Geräte, zeigt aber nicht zuverlässig deren heutigen Standort oder tatsächliche Nutzung.

Gehen Sie von den Arbeitsabläufen aus. Welche elektrischen Geräte werden für eine Aufgabe verwendet, wo liegen zugehörige Netzteile und welche Verlängerungsleitungen sind im Einsatz? Notieren Sie zunächst den Bestand, ohne selbst jeden Gegenstand rechtlich einzuordnen. Die fachliche Abgrenzung des Prüfauftrags erfolgt anschließend mit dem Prüfdienst und den betrieblich Verantwortlichen.

Sie können eine DGUV-V3-Prüfung für elektrische Geräte anfragen, auch wenn die genaue Menge noch nicht feststeht. Das Formular erfasst die Anliegenauswahl, Ihre PLZ und Kontaktdaten. Die Anfrage ist kostenfrei und unverbindlich. Die Bestandsliste dient danach als Grundlage für das Gespräch mit dem Elektroprüfbetrieb.

Eindeutige Kennungen erleichtern die Zuordnung

Verwenden Sie vorhandene Inventarnummern, sofern sie eindeutig und noch brauchbar sind. Zwei ähnliche Bohrmaschinen oder mehrere gleichartige Monitore müssen auseinandergehalten werden können. Eine bloße Mengenangabe wie “zehn Geräte im Lager” hilft bei der ersten Schätzung, aber nicht bei der späteren Zuordnung eines einzelnen Prüfergebnisses.

Wenn keine Kennungen vorhanden sind, fragen Sie den Prüfdienst, wie die Inventarisierung im Auftrag organisiert werden kann. Kaufen Sie nicht vorschnell ein neues Etikettensystem, bevor klar ist, welche Daten übernommen werden sollen. Wichtiger ist zunächst, dass jeder Datensatz zum tatsächlichen Gegenstand passt und vorhandene Kennungen nicht doppelt vergeben werden.

Die DGUV Information 203-070 nennt in Abschnitt 3.7 die Identifikation des Betriebsmittels und den Verwendungsort als Bestandteile einer aussagekräftigen Dokumentation. Für Ihre Vorbereitung folgt daraus eine einfache Aufgabe: Sorgen Sie dafür, dass sich Liste und Gerät später wiederfinden lassen.

Mobile und gemeinsam genutzte Geräte berücksichtigen

Geräte im Außendienst fehlen leicht bei einer Aufnahme am Hauptstandort. Fragen Sie deshalb nach Werkzeugen und Ladegeräten in Fahrzeugen, zeitweise ausgeliehenen Betriebsmitteln und Geräten an anderen Einsatzorten. Halten Sie fest, wann sie verfügbar sind. Die Liste beschreibt sonst nur das, was zufällig am Tag der Begehung im Gebäude stand.

Bei gemeinsam genutzten Geräten sollte eine zuständige Person benannt sein. Das muss nicht der einzige Nutzer sein. Es geht darum, wer Auskunft über Standort und Verfügbarkeit geben kann. Ein Prüfteam kann seine Zeit besser planen, wenn ein bestimmter Ansprechpartner das Gerät organisiert, statt mehrere Abteilungen danach zu durchsuchen.

Auch privat mitgebrachte Geräte oder fremde Geräte im Betrieb sollten nicht stillschweigend verschwinden. Kennzeichnen Sie die Herkunft und klären Sie den Umgang mit der betrieblich verantwortlichen Person und dem Prüfdienst. Eigentum allein beantwortet nicht alle Fragen zur sicheren Verwendung am Arbeitsplatz. Lassen Sie den konkreten Fall fachlich einordnen.

Erfassen Sie nur Informationen, die eine Entscheidung tragen

Eine erste Übersicht muss nicht jedes technische Detail enthalten. Sinnvoll sind die Angaben, mit denen der Prüfdienst den Bestand zuordnen und offene Gruppen erkennen kann. Ergänzen Sie weitere Felder erst, wenn deren Zweck für Ihren Auftrag klar ist. Sonst entsteht eine aufwendige Tabelle, die vor dem nächsten Termin bereits veraltet ist.

Feld	Praktischer Zweck
Kennung oder vorläufige Bezeichnung	Gerät eindeutig wiederfinden
Geräteart	Bestand verständlich beschreiben
Standort oder Einsatzbereich	Prüfung organisatorisch planen
Zuständige Person	Verfügbarkeit und Rückfragen klären
Vorhandener Prüfbezug	Früheres Protokoll zuordnen
Offener Punkt	Fehlende Angaben sichtbar halten

Trennen Sie Geräte von elektrischen Anlagen, wenn beides Gegenstand Ihrer Anfrage sein könnte. Eine Liste tragbarer Geräte bildet beispielsweise nicht automatisch die elektrische Gebäudeinstallation ab. Fragen Sie, welcher Auftrag für welche Gruppe benötigt wird. Ein gemeinsames Schlagwort “DGUV-V3” genügt als vollständige Abgrenzung nicht.

Alte Listen mit dem heutigen Bestand abgleichen

Kennzeichnen Sie neue, nicht mehr vorhandene und nicht auffindbare Einträge unterschiedlich. Löschen Sie alte Datensätze nicht unbesehen, wenn damit frühere Prüfnachweise ihren Bezug verlieren. Fragen Sie nach einem nachvollziehbaren Verfahren für ausgemusterte Geräte. Die Historie soll verständlich bleiben, ohne den aktuellen Auftrag mit längst entfernten Gegenständen aufzublähen.

Ein Gerätewechsel am selben Arbeitsplatz ist besonders leicht zu übersehen. Der neue Drucker steht am alten Platz, trägt aber eine andere Identität und hat eine andere Vorgeschichte. Aktualisieren Sie deshalb die Zuordnung. Übertragen Sie ein früheres Prüfergebnis nicht allein wegen desselben Standorts auf das Ersatzgerät.

Wenn die gezählte Menge von der bisherigen Liste abweicht, ist das zunächst ein Klärungspunkt. Prüfen Sie, ob Zubehör, andere Standorte oder doppelte Einträge die Abweichung erklären. Geben Sie dem Prüfdienst den tatsächlichen Stand mit Datum. Eine Schätzung darf als vorläufige Kalkulationsgrundlage dienen, sollte aber als solche erkennbar bleiben.

Die Gefährdungsbeurteilung bestimmt mehr als die Anzahl

Der Prüfumfang ergibt sich nicht allein aus einer Zählung. § 3 BetrSichV verlangt, Gefährdungen aus Arbeitsmittel, Umgebung und Verwendung zu beurteilen sowie erforderliche Prüfungen festzulegen. Stellen Sie deshalb vorhandene betriebliche Festlegungen und relevante Herstellerinformationen zur Verfügung, soweit sie für die Abstimmung benötigt werden.

Beschreiben Sie besondere Einsatzbedingungen sachlich. Ein Gerät wird vielleicht in einer trockenen Büroumgebung verwendet, ein anderes häufig transportiert oder in einer Werkstatt eingesetzt. Diese Angaben helfen bei der fachlichen Planung. Sie sollen daraus keine eigenen Messverfahren oder pauschalen Prüffristen ableiten.

Von einer Raumliste zu tatsächlich auffindbaren Geräten kommen

Gehen Sie einen Arbeitsplatz so durch, wie er im Alltag verwendet wird. Eine Bezeichnung wie „Bildschirmarbeitsplatz“ kann mehrere Gegenstände zusammenfassen. Notieren Sie deshalb die vorhandenen Geräte und zugehörigen Stromversorgungen getrennt erkennbar. Wie daraus fachlich die Prüfobjekte gebildet werden, stimmen Sie mit dem Prüfdienst ab. Ihre Aufnahme soll die tatsächliche Ausstattung sichtbar machen und keine selbst gewählte technische Zählregel vorwegnehmen.

Ein frei erfundenes Beispiel: Ein Büro meldet zunächst nur seine Notebooks. Beim gemeinsamen Durchgehen kommen externe Bildschirme, Dockingstationen, Netzteile und verwendete Verlängerungsleitungen hinzu. Nicht jede Position muss schon endgültig eingeordnet sein. Hilfreich ist eine Beschreibung, mit der der Prüfdienst Rückfragen stellen und den Auftrag abgrenzen kann. Eine auf diese Weise geklärte Liste ist aussagekräftiger als eine vermeintlich präzise Zahl allein aus der Personalübersicht.

Prüfen Sie anschließend die Bezeichnung am Gegenstand. Stimmen Inventaraufkleber, Gerätebeschreibung und vorhandener Altbericht zusammen? Ist eine Kennzeichnung unleserlich, halten Sie das als offenen Punkt fest. Vergeben Sie nicht nebenbei eine bereits verwendete Nummer neu. Bitten Sie den Anbieter um einen abgestimmten Weg, wenn die vorhandene Zuordnung für die spätere Dokumentation nicht ausreicht.

Fotos können eine Rückfrage zu einer von außen lesbaren Kennzeichnung vorbereiten. Begrenzen Sie sie auf den nötigen Gegenstand und vermeiden Sie die Aufnahme von Bildschirminhalten, Kundendokumenten oder privaten Räumen. Die Aufnahme ersetzt keine Prüfung. Sie hilft nur, ein Gerät oder eine unklare Bezeichnung im Gespräch zuzuordnen. Öffnen Sie für die Inventur keine Gehäuse und verändern Sie keine elektrischen Anschlüsse.

Arbeitsmittel außerhalb der Firmenadresse getrennt sichtbar halten

Fragen Sie nach der Ausstattung, die regelmäßig an anderen Arbeitsorten bleibt. Das kann ein Netzteil am häuslichen Arbeitsplatz oder Werkzeug im Servicefahrzeug sein. Erfassen Sie den tatsächlichen Einsatzort und eine erreichbare zuständige Rolle. Verfügbarkeit und fachlicher Prüfbedarf sind unterschiedliche Angaben. Ein Gerät wird nicht allein deshalb aus dem betrieblichen Bestand entfernt, weil es am geplanten Termin nicht im Büro liegt.

Der neuere Ratgeber DGUV-V3-Prüfung im Homeoffice behandelt die dort nötige Abgrenzung von betrieblicher Ausstattung und privatem Umfeld. Für Ihre erste Bestandsaufnahme genügt eine erkennbare Zuordnung der tatsächlich zur Arbeit eingesetzten Geräte. Ein umfassendes Verzeichnis privater Haushaltsgeräte wäre dafür keine passende Grundlage. Lassen Sie offene Zuständigkeitsfragen fachlich und betrieblich klären.

Auch zeitweise gemietete oder geliehene Geräte sollten als solche erkennbar sein. Notieren Sie den bekannten Eigentümer beziehungsweise Vertragspartner, den vorgesehenen Einsatz und die vorhandenen Unterlagen. Der Beitrag Geliehene Elektrogeräte: Prüfung und Übergabe führt die Übernahme genauer aus. Die Aufnahme in Ihre Übersicht entscheidet noch nicht, wer welche Leistung schuldet; sie macht diesen Klärungsbedarf sichtbar.

Eine vorhandene Liste mit dem Prüfanbieter abstimmen

Wenn Sie bereits eine Datei führen, senden Sie zunächst deren Struktur oder eine für den Zweck geeignete Beispieldarstellung zur Abstimmung. Fragen Sie, welche Felder übernommen werden können und welche Zuordnung der Anbieter benötigt. Ein neues Programm allein löst unklare Identitäten nicht. Wichtig ist, dass die übergebene Information nach der Prüfung wieder in Ihre betriebliche Übersicht zurückgeführt werden kann.

Besprechen Sie den Umgang mit leeren Feldern. Ein unbekanntes letztes Prüfdatum sollte als unbekannt erkennbar bleiben. Füllen Sie es nicht mit einem vermuteten Standardwert, nur damit eine Tabelle vollständig aussieht. Vorhandene Dokumente werden dem jeweiligen Gerät zugeordnet; fehlende Nachweise werden zur fachlichen Klärung benannt. So kann der Anbieter zwischen einem neuen Gegenstand und einer bloßen Lücke in der Datenübernahme unterscheiden.

Halten Sie den Übergabestand mit Datum fest. Wenn danach weitere Geräte hinzukommen, geben Sie diese als Ergänzung weiter. Andernfalls können beide Seiten mit unterschiedlichen Mengen planen. Für eine Angebotseinordnung darf eine vorläufige Menge verwendet werden, wenn sie entsprechend gekennzeichnet ist. Fragen Sie, wie der endgültige Umfang festgestellt und eine Abweichung vor zusätzlichen Leistungen abgestimmt wird.

Aus dem Bestand einen verständlichen Prüfauftrag machen

Fassen Sie für das Gespräch zusammen, welche Bereiche erfasst wurden und welche Gruppen noch offen sind. Benennen Sie Besonderheiten, etwa häufigen Transport oder einen vorgesehenen Wechsel des Einsatzorts. Diese Beobachtungen unterstützen die fachliche Bewertung. Sie ersetzen weder die Gefährdungsbeurteilung noch die Auswahl der befähigten Prüfperson. Die entsprechenden Aufgaben des Arbeitgebers sind in § 3 BetrSichV geregelt.

Lassen Sie den Anbieter erläutern, ob Inventarisierung, Kennzeichnung und Datenübergabe Teil seines Angebots sind. Der Betrieb sollte erkennen können, welche Vorarbeit er selbst übernimmt und welche Leistung er beauftragt. Ein Preis je Gerät ist erst dann sinnvoll vergleichbar, wenn die zugrunde gelegten Gegenstände und Nebenleistungen verständlich beschrieben sind. Vermeiden Sie deshalb eine Bestellung allein auf Grundlage einer unkommentierten Gesamtzahl.

Bestimmen Sie, wer die abgestimmte Liste nach dem Termin weiterführt. Geräte werden ersetzt, abgegeben oder an andere Teams weitergereicht. Die Übersicht soll solche Veränderungen aufnehmen können, ohne frühere Ergebnisse dem falschen Gegenstand zuzuordnen. Ein benannter Ablageort und eine klare Zuständigkeit helfen dabei mehr als mehrere unverbundene Kopien derselben Datei. Stimmen Sie auch ab, wie die Vertretung den aktuellen Stand findet.

Fragen zur Bestandsliste für die Elektroprüfung

Muss die genaue Gerätezahl schon vor der Anfrage feststehen?

Sie können einen vorläufigen Bestand und offene Gruppen benennen. Kennzeichnen Sie Schätzungen und lassen Sie mit dem Anbieter klären, wie Inventarisierung und endgültiger Prüfumfang im Auftrag bestimmt werden.

Zählen Netzteile und Verlängerungsleitungen automatisch mit?

Erfassen Sie die tatsächlich verwendeten Gegenstände zunächst erkennbar. Welche davon als eigene Prüfobjekte geführt werden und wie sie zugeordnet werden, klären die zuständigen Fachleute anhand von Gerät und Verwendung.

Gehören geliehene oder privat mitgebrachte Geräte auf die Liste?

Machen Sie ihre tatsächliche Verwendung im Betrieb und ihre Herkunft sichtbar. Lassen Sie anschließend Zuständigkeit, Unterlagen und fachliche Einordnung klären, statt diese Geräte allein aufgrund des Eigentums auszublenden.

Kann das alte Prüfergebnis für ein gleichartiges Ersatzgerät verwendet werden?

Ein Ergebnis gehört zum konkret geprüften Arbeitsmittel. Führen Sie das Ersatzgerät mit eindeutiger Identität und lassen Sie seinen Prüfbedarf einordnen. Derselbe Arbeitsplatz oder Modelltyp überträgt den alten Nachweis nicht.

Beispiel eines Betriebs mit Büro und Montagefahrzeugen

Ein Handwerksbetrieb zählt zunächst nur die Geräte im Gebäude. Beim Abgleich mit den Teams kommen Werkzeuge und Ladegeräte aus mehreren Montagefahrzeugen hinzu. Einige Geräte sind am geplanten Prüftag auf Baustellen. Der Betrieb ergänzt die Liste und stimmt mit dem Prüfdienst ab, wie deren Verfügbarkeit organisiert wird.

Am Ende liegen eine zugeordnete Bestandsübersicht und eine Liste noch offener Geräte vor. Der Auftrag kann darauf aufbauen, statt eine scheinbar vollständige Zahl zu verwenden. Über die Anfrage zur DGUV-V3-Prüfung können Sie diesen nächsten Schritt beginnen und die Bestandsaufnahme im anschließenden Gespräch besprechen.