Elektroprüfung im laufenden Betrieb: Termine und Unterbrechungen abstimmen

Beschreiben Sie den Arbeitstag vor der Terminwahl

Ein freier Kalendertag ist noch kein geeigneter Prüftermin. Fragen Sie in den betroffenen Bereichen nach, welche Geräte wann gebraucht werden und welche Arbeitsabläufe davon abhängen. Im Büro kann das die Kundenbetreuung sein, in der Werkstatt ein eingeplanter Auftrag. Der Prüfdienst braucht diesen Zusammenhang, um den Einsatz mit Ihnen abzustimmen.

Nennen Sie auch Geräte, die nur zeitweise vor Ort sind. Wenn der Außendienst morgens startet und erst abends zurückkehrt, hilft ein Termin am Vormittag für diese Geräte wenig. Klären Sie ihre Verfügbarkeit, bevor die Einsatzplanung feststeht. Eine spätere zweite Anfahrt kann sonst aus einer vermeidbaren Organisationslücke entstehen.

Für den Einstieg können Sie eine DGUV-V3-Prüfung anfragen. Wählen Sie elektrische Geräte, elektrische Anlagen oder einen noch ungeklärten Umfang und geben Sie PLZ sowie Kontaktdaten an. Die Anfrage ist kostenfrei und unverbindlich. Ihre zeitlichen Anforderungen besprechen Sie anschließend mit dem Elektroprüfbetrieb.

Den Umfang nach Bereichen aufteilen

Erstellen Sie eine Übersicht der einzubeziehenden Räume und Arbeitsbereiche. Verbinden Sie jeden Bereich mit einem Ansprechpartner und dem aktuellen Gerätebestand. Wenn elektrische Anlagen zusätzlich geprüft werden sollen, kennzeichnen Sie diesen Teil gesondert. Der Aufwand lässt sich nicht aus einer bloßen Gesamtzahl tragbarer Geräte ableiten.

Fragen Sie den Prüfdienst, welche Reihenfolge fachlich und organisatorisch sinnvoll ist. Vielleicht lassen sich einzelne Bereiche nacheinander bearbeiten. Vielleicht sind bestimmte Vorbereitungen oder andere Fachpersonen nötig. Entscheidend ist eine auf Ihren Auftrag bezogene Aussage. Versprechen wie “ohne jede Unterbrechung” sollten nicht ungeprüft die Planung bestimmen.

§ 3 BetrSichV bezieht Arbeitsorganisation und Arbeitsabläufe ausdrücklich in die Gefährdungsbeurteilung ein. Für Ihre Terminvorbereitung heißt das, relevante Abhängigkeiten offenzulegen. Die fachlich verantwortlichen Personen können dann beurteilen, wie die Prüfung sicher in den Betrieb eingebunden wird.

Abschaltungen und Wiederanlauf verantwortlich zuordnen

Lassen Sie sich erklären, welche Unterbrechungen für den konkret vorgesehenen Prüfablauf nötig sind. Bei IT-Geräten muss beispielsweise die zuständige IT wissen, wann Systeme regulär beendet und wieder gestartet werden sollen. Bei Maschinen oder anderen Anlagen ist die betriebliche Fachverantwortung einzubeziehen. Die Organisation darf keine eigenmächtigen elektrischen Eingriffe durch unqualifizierte Beschäftigte voraussetzen.

Benennen Sie, wer einen betroffenen Arbeitsablauf freigibt und wer nach der Prüfung die betriebliche Wiederaufnahme koordiniert. Das ist besonders relevant, wenn der Prüfdienst frühmorgens oder außerhalb der üblichen Bürozeiten kommt. Ein Schlüssel zum Raum ersetzt keinen Ansprechpartner, der die notwendigen Entscheidungen treffen kann.

Halten Sie Einschränkungen schriftlich fest. Wenn ein Gerät im vereinbarten Zeitfenster doch nicht verfügbar ist, soll klar sein, wer den Prüfdienst informiert. Die weitere Behandlung wird abgestimmt. Ein nicht geprüftes Gerät darf im organisatorischen Abschluss nicht zwischen den erledigten Positionen verschwinden.

Zugang, Arbeitsplatz und Begleitung vorbereiten

Klären Sie den Weg vom Empfang bis zu den betroffenen Bereichen. An einem größeren Standort können Anmeldung, Sicherheitsunterweisung oder Begleitung erforderlich sein. Geben Sie dem Prüfdienst die dafür notwendigen Informationen rechtzeitig. Informieren Sie zugleich Empfang und Zugangsperson über den bestätigten Termin.

Fragen Sie, welche räumlichen Voraussetzungen der Prüfdienst benötigt. Eine zentrale Bereitstellung mancher Geräte kann sinnvoll sein, bei anderen ist eine Prüfung am Verwendungsort vorgesehen. Lassen Sie das fachlich festlegen. Tragen Sie keine schweren oder empfindlichen Betriebsmittel nur aufgrund einer allgemeinen Vermutung zusammen.

Vereinbaren Sie außerdem den Umgang mit bereits bekannten Schäden. Ein beschädigtes Gerät sollte nicht stillschweigend in die normale Bereitstellung einsortiert werden. Melden Sie den Befund und folgen Sie den betrieblich festgelegten Schutzmaßnahmen. Eine anstehende Routineprüfung ist kein Grund, ein erkennbar problematisches Arbeitsmittel bis dahin unverändert weiterzuverwenden.

Ein Ablaufblatt für alle Beteiligten

Ein kurzes gemeinsames Blatt verhindert widersprüchliche Absprachen:

Bereich	Verfügbarkeit	Zuständigkeit	Offene Abstimmung
Büro	Vereinbartes Zeitfenster	Teamleitung und IT	Betroffene Arbeitsplätze
Werkstatt	Nach abgestimmtem Auftrag	Werkstattleitung	Maschinen und mobile Geräte getrennt
Außendienst	Bestätigte Rückgabe	Disposition	Fehlende Geräte nachhalten
Lager	Zugang nach Anmeldung	Standortkontakt	Abgelegene Räume berücksichtigen

Die Zeilen sind Beispiele. Verwenden Sie nur Bereiche, die in Ihrem Betrieb vorkommen. Ergänzen Sie den bestätigten Terminstand und halten Sie Änderungen an einer gemeinsamen Stelle fest. Mehrere abweichende Kalendernotizen können eine sorgfältige Planung schnell unbrauchbar machen.

Fragen Sie auch nach dem erwarteten Ergebnis des Termins. Welche Dokumentation erhalten Sie, und wie werden nicht bearbeitete Positionen gekennzeichnet? Die DGUV Information 203-070 beschreibt in Abschnitt 3.7 die aussagekräftige Prüfungsdokumentation. Ihre organisatorische Liste sollte dazu passen, ohne selbst ein fachliches Prüfprotokoll zu ersetzen.

Beispiel einer abgestimmten Reihenfolge

Ein Betrieb möchte Büro und Werkstatt am selben Tag prüfen lassen. Die Büroarbeitsplätze werden vormittags für Kundengespräche benötigt, einige Werkstattgeräte sind dagegen erst nachmittags verfügbar. Die Verantwortlichen besprechen diese Abhängigkeiten mit dem Prüfdienst. Daraus entsteht eine bestätigte Reihenfolge mit erreichbaren Ansprechpartnern je Bereich.

Ein Montagefahrzeug kommt ungeplant später zurück. Die Disposition meldet dies sofort an den benannten Kontakt. Die betroffenen Geräte werden als offen geführt und ihre weitere Prüfung gesondert abgestimmt. Der Auftrag bleibt dadurch nachvollziehbar, obwohl der Tag nicht exakt wie geplant verläuft. Eine pauschale Meldung “alles erledigt” wäre hier irreführend.

Nach dem Termin die offenen Positionen übernehmen

Besprechen Sie, welche Bereiche abgeschlossen sind und wo noch etwas fehlt. Übernehmen Sie offene Geräte oder Unterlagen in eine kurze Aufgabenliste. Benennen Sie für jede Aufgabe einen Verantwortlichen. Ein zusätzlicher Termin sollte auf dem tatsächlich verbleibenden Umfang beruhen und ausdrücklich abgestimmt werden.

Prüfen Sie anschließend, welche Vorbereitung beim nächsten Mal einfacher werden kann. Vielleicht müssen Geräte aus Fahrzeugen früher angekündigt werden, vielleicht braucht die IT eine andere Vorlaufzeit. Halten Sie diese konkrete Erfahrung bei der Geräteübersicht fest. Über die Anfrageseite für DGUV-V3-Prüfungen können Sie den Kontakt für eine zu Ihrem Betrieb passende Planung beginnen.