DGUV-V3-Prüfung im Homeoffice: Geräte und Zuständigkeiten sinnvoll klären

Die Firmenadresse ist nicht der einzige Einsatzort

Im Büro lassen sich Arbeitsplätze meist Raum für Raum aufnehmen. Im Homeoffice verteilen sich dieselben Aufgaben auf viele Wohnungen und unterschiedliche Arbeitstage. Ein Notebook fährt morgens mit ins Unternehmen, sein zweites Netzteil bleibt zu Hause. Die Dockingstation steht dauerhaft am privaten Schreibtisch. Werden nur die Geräte berücksichtigt, die am Prüftag zufällig im Büro liegen, entsteht ein lückenhaftes Bild der tatsächlich eingesetzten Ausstattung.

Beginnen Sie deshalb mit der Frage, welche elektrischen Arbeitsmittel für die vereinbarte Tätigkeit verwendet werden und wo diese üblicherweise bleiben. Gemeint ist keine Inventur des gesamten Haushalts. Der private Kühlschrank gehört nicht schon deshalb auf Ihre Geräteliste, weil in der Wohnung gearbeitet wird. Die für die Arbeit eingesetzte Ausstattung und deren Umgebung müssen dagegen fachlich betrachtet werden.

Nach § 3 der Betriebssicherheitsverordnung beurteilt der Arbeitgeber die Gefährdungen bei der Verwendung von Arbeitsmitteln. Dabei sind auch die Arbeitsumgebung und organisatorische Zusammenhänge einzubeziehen. Daraus sollten konkrete Festlegungen für Ihre verteilten Arbeitsplätze entstehen. Ein pauschales „Homeoffice ist privat“ beantwortet die betriebliche Aufgabe ebenso wenig wie ein Prüfauftrag für alle Geräte der Wohnung.

Für eine erste kostenfreie und unverbindliche Anfrage zur DGUV-V3-Prüfung wählen Sie das passende Anliegen. Beschreiben Sie im anschließenden Gespräch mit dem Prüfanbieter, dass ein Teil Ihrer Arbeitsmittel regelmäßig außerhalb des Unternehmens eingesetzt wird. Die Zahl der Büroarbeitsplätze allein erklärt diesen Umfang noch nicht.

Erfassen Sie die Ausstattung eines vollständigen Arbeitstags

Bitten Sie Beschäftigte, ihren normalen Arbeitsplatz zu beschreiben: Welche Geräte werden morgens verbunden, welche bleiben angeschlossen und welche kommen nur an einzelnen Tagen hinzu? Aus „Laptop vorhanden“ wird dann beispielsweise ein Notebook mit Netzteil, externem Monitor, dessen Stromversorgung, Dockingstation und einer für diese Ausstattung verwendeten Steckdosenleiste. Was davon als eigenes Prüfobjekt geführt wird, legt die fachlich zuständige Stelle fest.

Hilfreich sind vorhandene Inventarnummern und lesbare Gerätebezeichnungen. Gibt es zwei Netzteile für dasselbe Notebook, kennzeichnen Sie beide unterscheidbar. Eine interne Zuordnung wie „Netzteil Büro“ und „Netzteil Homeoffice“ erleichtert die Terminplanung. Die eindeutige technische Kennzeichnung sollte dabei mit dem Prüfanbieter abgestimmt werden. Das Prüfergebnis eines Netzteils darf nicht versehentlich dem anderen zugeordnet werden.

Erfragen Sie auch den gewöhnlichen Wechsel zwischen Einsatzorten. Wird ein Gerät täglich transportiert oder bleibt es mehrere Monate an einem Platz? Wird es von mehreren Personen genutzt? Diese Angaben helfen bei der Gefährdungsbeurteilung und bei der Planung des Zugangs. Sie sind aussagekräftiger als die bloße Anzahl der Beschäftigten mit einer Homeofficevereinbarung.

Erfassen Sie nur Informationen, die Sie dafür benötigen. Fotos der gesamten Wohnung oder Angaben zu privaten Lebensgewohnheiten machen die Geräteliste nicht besser. Ein enger Bildausschnitt der lesbaren Kennzeichnung kann eine Rückfrage vorbereiten. Ob Fotos überhaupt nötig sind und wie sie übermittelt werden, vereinbaren Sie mit der zuständigen Stelle. Die Aufnahme ersetzt die spätere fachliche Prüfung des Arbeitsmittels nicht.

Private Mitnutzung braucht eine ausdrückliche Einordnung

Vielleicht nutzt eine Mitarbeiterin ihren eigenen Bildschirm, ein Mitarbeiter eine private Steckdosenleiste oder einen vorhandenen Drucker. Die Eigentumsfrage ist für Ihre Organisation wichtig, entscheidet den sicherheitsbezogenen Umfang aber nicht allein. Halten Sie zunächst fest, welches private Gerät für die Arbeit eingesetzt wird und ob diese Nutzung mit dem Unternehmen abgestimmt ist.

Die DGUV Information 203-070 stellt in ihrem Anwendungsbereich vom Unternehmen geduldete private Elektrogeräte den dort beschriebenen betrieblichen Geräten gleich. Das ist kein Auftrag, jede private Ausstattung ungeprüft einzubeziehen. Es ist ein Anlass, die tatsächlich gestattete betriebliche Verwendung fachlich einzuordnen. Eine selbst gekaufte Stromversorgung verschwindet nicht aus der Betrachtung, wenn sie jeden Arbeitstag Firmenausstattung versorgt.

Besprechen Sie für solche Fälle auch den organisatorischen Weg. Soll ein bestimmtes privates Gerät nach fachlicher Bewertung weiterverwendet werden? Stellt das Unternehmen stattdessen eigene geeignete Ausstattung bereit? Wer kümmert sich um Ersatz, wenn ein Gerät nicht weiter genutzt werden darf? Eine klare interne Regel hilft, improvisierte Lösungen nach einem Prüftermin zu vermeiden.

Die häusliche Elektroinstallation ist dabei eine eigene Frage. Ein Prüfauftrag für ortsveränderliche Arbeitsmittel ist nicht automatisch eine Prüfung aller Stromkreise des Wohngebäudes. Wird im Rahmen der Beurteilung eine problematische Versorgung erkannt, muss die zuständige Fachkraft den weiteren Klärungsbedarf bestimmen. Beschäftigte sollen dafür keine Abdeckungen öffnen, Steckdosen zerlegen oder Messungen in Eigenregie vornehmen.

Entscheiden Sie zwischen Rückbringen und örtlichem Termin

Für viele transportable Arbeitsmittel kann ein Sammeltermin im Unternehmen organisatorisch günstig sein. Beschäftigte bringen die vereinbarten Geräte mit, der Anbieter prüft sie am vorgesehenen Platz und Ergebnisse werden anschließend eindeutig zugeordnet. Dieser Ablauf funktioniert nur, wenn die vollständige Ausstattung bekannt ist. Ein Notebook ohne das zu Hause gebliebene Netzteil löst den Prüfbedarf nicht automatisch mit.

Lassen Sie vor der Terminentscheidung klären, ob Rückbringen für die betroffenen Geräte sinnvoll ist. Ein großer Monitor, eine schwer zugängliche Installation oder ein Arbeitsplatz mit besonderer Ausstattung kann eine andere Organisation verlangen. Auch die Frage, welche Einflüsse am tatsächlichen Einsatzort fachlich zu berücksichtigen sind, bleibt bestehen. Der bequemere Transportweg bestimmt nicht allein den erforderlichen Prüfumfang.

Ein örtlicher Termin braucht eine vorherige Abstimmung mit der betroffenen Person. Vereinbaren Sie Zugang, Zeitfenster und den tatsächlich vorgesehenen Arbeitsbereich. Eine Bestellung durch den Arbeitgeber beantwortet nicht von selbst, wann jemand eine Privatwohnung betreten kann. Klären Sie interne Zuständigkeiten und gegebenenfalls offene rechtliche Fragen vor der Terminankündigung, statt sie erst zwischen Prüfer und Beschäftigtem an der Haustür entstehen zu lassen.

Bei größeren Teams ist auch eine Kombination möglich: mobile Ausstattung an mehreren Sammelterminen, ausgewählte Arbeitsplätze nach gesonderter Abstimmung vor Ort. Bitten Sie den Anbieter, diesen Ablauf anhand Ihres Bestands zu erläutern. Entscheidend ist, dass der gewählte Weg die benötigte Prüfung ermöglicht und offene Arbeitsmittel erkennbar bleiben.

Machen Sie aus der Einladung einen brauchbaren Prüfablauf

Die Terminmitteilung sollte sagen, was mitgebracht werden soll, wohin die Ausstattung kommt und wann sie wieder benötigt wird. Eine knappe Einladung „Elektroprüfung am Donnerstag“ lässt zu viel offen. Benennen Sie beispielsweise das am häuslichen Arbeitsplatz eingesetzte Netzteil zusätzlich zum Notebook, wenn es nach Ihrer fachlichen Festlegung zum Termin gehört.

Planen Sie die betriebliche Nutzung während der Prüfung mit. Wer muss zu dieser Zeit erreichbar sein? Welche Arbeit kann warten, und wann benötigen Beschäftigte ihre Ausstattung zurück? Eine fachlich notwendige Prüfung lässt sich nicht verlässlich organisieren, wenn das Gerät gleichzeitig für ein durchgehendes Kundengespräch gebraucht wird. Der Anbieter sollte wissen, welche Arbeitsunterbrechungen für Ihr Team möglich sind.

Für abwesende Beschäftigte brauchen Sie einen Nachholweg. Urlaub, Krankheit oder ein kurzfristiger Außentermin sind keine seltenen Sonderfälle. Führen Sie deshalb getrennt, welche Ausstattung vorgesehen, tatsächlich vorgelegt und abschließend bewertet wurde. Eine Anwesenheitsliste der Beschäftigten ist kein vollständiger Gerätenachweis.

Vereinbaren Sie außerdem, wie nicht mitgebrachte oder nicht zugängliche Geräte behandelt werden. Der Prüfbericht darf eine ausgeführte Leistung nicht vortäuschen. Eine offene Position mit festgelegtem nächsten Schritt ist hilfreicher als eine pauschale Bestätigung für das gesamte Team. Wer die offene Position nachverfolgt, sollte vor dem ersten Termin feststehen.

Fristen folgen den Bedingungen, nicht dem Wort Homeoffice

Eine feste Wiederholungsfrist für sämtliche häuslich eingesetzten Geräte klingt einfach. Sie übersieht jedoch Unterschiede in Nutzung, Transport und Beanspruchung. Ein dauerhaft aufgestellter Bildschirm und ein täglich mitgenommenes Netzteil können unterschiedlichen Einflüssen ausgesetzt sein. Die konkrete Bewertung gehört in die Gefährdungsbeurteilung und die daraus abgeleitete Prüfplanung.

§ 3 Absatz 6 BetrSichV verlangt, Art und Umfang der erforderlichen Prüfungen sowie wiederkehrende Fristen zu ermitteln und festzulegen. Voraussetzungen der beauftragten befähigten Personen gehören ebenfalls dazu. Beauftragen Sie deshalb eine fachlich begründete Planung, statt eine beliebige Kalenderfrist aus einem allgemeinen Ratgeber zu übernehmen.

Bei der Beschaffung neuer Ausstattung sollten die internen Abläufe anschließen. Wer nimmt ein neues Netzteil in die Liste auf? Wer entscheidet über die Verwendung eines anderen Ladegeräts? Wohin wird gemeldet, wenn ein Gerät beschädigt ist oder sich auffällig verhält? Eine übersichtliche Regel für solche Veränderungen hält den Bestand zwischen zwei Terminen verlässlich.

Beschäftigte brauchen dafür eine erreichbare Ansprechperson. Sichtbar beschädigte Leitungen oder andere auffällige Veränderungen sollen gemeldet und fachlich geklärt werden. Eine vorhandene Prüfkennzeichnung ist keine Aufforderung, ein später beschädigtes Gerät bis zum aufgedruckten Termin weiterzuverwenden. Wie Ersatz und weitere Prüfung organisiert werden, bestimmen die verantwortlichen Stellen.

Der Nachweis muss auch nach einem Gerätewechsel stimmen

Eine Prüfkennzeichnung hilft bei der Orientierung. Sie allein erklärt aber nicht, welche Prüfung tatsächlich durchgeführt wurde und mit welchem Ergebnis. Nach § 14 Absatz 7 BetrSichV sind Prüfergebnisse aufzuzeichnen; die vorgeschriebenen Angaben umfassen unter anderem Art, Umfang und Ergebnis sowie die prüfende befähigte Person.

Für Ihre verteilte Ausstattung interessiert deshalb die eindeutige Verbindung zwischen Gerät und Aufzeichnung. Prüfen Sie bei der organisatorischen Übernahme der Ergebnisse, ob Kennung, Einsatzzuordnung und bearbeiteter Umfang nachvollziehbar sind. Die fachliche Bewertung übernehmen Sie damit nicht selbst. Sie verhindern, dass ein richtiges Ergebnis im falschen Gerätebestand abgelegt wird.

Bei Wechseln zwischen Beschäftigten oder Standorten sollte diese Verbindung erhalten bleiben. Wird ein Monitor aus dem Homeoffice in einen anderen Arbeitsbereich gegeben, braucht die interne Liste den neuen Einsatzort. Wird stattdessen ein anderes Gerät ausgegeben, darf die Aufzeichnung des bisherigen Monitors nicht einfach unter derselben Arbeitsplatzbezeichnung weiterlaufen.

Lassen Sie sich auch erklären, welche Nachweise am jeweiligen Einsatzort verfügbar sein müssen und wie der Zugriff praktisch funktioniert. Dafür ist die fachliche und rechtliche Einordnung Ihres konkreten Einsatzes maßgeblich. Eine für zuständige Personen zugängliche digitale Ablage kann die Organisation erleichtern; beliebig offen geteilte Beschäftigtendaten sind dafür nicht erforderlich.

Ein überschaubarer Start für ein verteiltes Team

Ein Unternehmen hat zwölf Beschäftigte, die an zwei Tagen pro Woche zu Hause arbeiten. Zunächst meldet jeder lediglich ein Notebook. Bei der gemeinsamen Aufnahme werden zusätzliche Bildschirme und Netzteile sichtbar. Zwei Personen verwenden private Dockingstationen, eine arbeitet abwechselnd an zwei häuslichen Plätzen. Diese Angaben verändern den Umfang und die organisatorische Planung.

Die verantwortliche Stelle lässt die private Mitnutzung und die Arbeitsbedingungen fachlich einordnen. Für geeignete mobile Ausstattung werden zwei Sammeltermine vereinbart. Eine offene Position bekommt einen gesonderten Termin. Danach werden tatsächliche Ergebnisse übernommen, fehlende Geräte nachverfolgt und die Ausgabe von Ersatzgeräten mit der Bestandsführung verbunden. Es entsteht kein pauschaler Prüfnachweis für zwölf Personen, sondern ein nachvollziehbarer Stand der betroffenen Arbeitsmittel.

Für Ihren Einstieg brauchen Sie eine geordnete Übersicht der eingesetzten Ausstattung, ihrer gewöhnlichen Orte und der offenen Zuständigkeiten. Über die DGUV-V3-Anfrageseite können Sie eine Prüfung kostenfrei und unverbindlich anfragen. Die Bestandsübersicht und den gewünschten Umgang mit verteilten Arbeitsplätzen besprechen Sie anschließend direkt mit dem Anbieter, damit Umfang, Terminweg und Nachweise zusammenpassen.