Ratgeber
ERP-Systeme

Gemeinsame Daten helfen erst mit klaren Zuständigkeiten

Wenn Vertrieb und Lager unterschiedliche Bestände führen, kann eine gemeinsame Software den Informationsfluss verbessern. Sie entscheidet jedoch nicht von selbst, wer einen Bestand korrigieren darf oder wann eine Bestellung verbindlich wird. Solche Regeln gehören zur ERP-Auswahl. Beschreiben Sie deshalb zuerst, wer in einem Vorgang welche Entscheidung trifft und welches Ergebnis die nächste Person benötigt. Daraus entstehen prüfbare Anforderungen statt einer Sammlung unverbundener Funktionswünsche.

Eine Vorführung wird besonders aussagekräftig, wenn ein Vorgang über mehrere Arbeitsschritte hinweg verfolgt wird. Nach einer Teilbearbeitung kann sich beispielsweise die bestellte Menge ändern. Dann muss erkennbar sein, welcher Stand für Ausführung und Abrechnung gilt. Eine Demo mit eigenem Geschäftsfall zeigt, ob die Lösung diese Übergänge unterstützt und wie viel Nacharbeit bleibt.

Der Systemwechsel hat zwei unterschiedliche Datenaufgaben

Bei der Migration werden bestehende Informationen in das neue ERP übernommen. Dabei müssen ihre Bedeutungen erhalten bleiben: Eine Menge in Kartons ist etwas anderes als dieselbe Zahl in Einzelstücken. Ein technisch erfolgreicher Import kann fachlich falsch sein. Für die Datenübernahme brauchen Sie deshalb Zuordnungen, Probeläufe und einen Abgleich durch die zuständigen Fachbereiche.

Schnittstellen erfüllen dagegen eine laufende Aufgabe. Sie übertragen neue Bestellungen, Bestandsänderungen oder Beleginformationen zwischen weiterhin genutzten Systemen. Hier sind Datenrichtung, Zeitpunkt und Fehlerbearbeitung entscheidend. Bleibt eine Übertragung liegen, muss jemand dies erkennen und bearbeiten können. Diese Verantwortung gehört zur Schnittstellenplanung, ebenso wie die technische Verbindung selbst.

Beide Aufgaben beeinflussen den Einführungsaufwand erheblich. Ein niedriger Lizenzpreis sagt deshalb wenig über ein Projekt aus, das zusätzliche Datenbereinigung oder umfangreiche Eigenarbeit voraussetzt. Der Vergleich der ERP-Gesamtkosten beginnt mit demselben Startumfang und denselben Nutzeraufgaben. Sobald Ihre wichtigsten Abläufe umrissen sind, können Sie über die ERP-Anfrage deren Umsetzung besprechen und offene Fragen gezielt prüfen lassen.