ERP in der Cloud oder im eigenen Betrieb: Betreuung und Ausstieg mitprüfen

Das Betriebsmodell gehört zur Systemauswahl

Vielleicht zeigt Ihnen ein Anbieter bereits eine überzeugende Auftragsbearbeitung. Einkauf, Lager und Buchhaltung können den gewünschten Geschäftsfall durchspielen. Damit ist noch nicht geklärt, wie das System später bereitgestellt und betreut wird. Eine passende Funktion kann in einem Betriebsmodell angeboten werden, das für Ihr Unternehmen organisatorisch aufwendig ist. Prüfen Sie beides zusammen, bevor Sie sich festlegen.

Cloud bedeutet zunächst nicht, dass Sie sämtliche Aufgaben abgeben. Auch dort müssen beispielsweise Nutzungsrechte, fachliche Einstellungen und die Verbindung zu anderen Anwendungen betreut werden. Eigener Betrieb bedeutet umgekehrt nicht zwingend, dass Ihre Mitarbeitenden jedes technische Problem selbst lösen. Sie können Leistungen beauftragen. Entscheidend ist, welche Aufgaben tatsächlich bei wem liegen und wie diese Vereinbarung im Alltag funktioniert.

Benennen Sie zuerst die Abläufe, die vom ERP abhängen. Muss morgens der Versand beginnen? Braucht ein Außendienst unterwegs Zugriff? Wann werden Bestellungen freigegeben? Diese Situationen helfen, Betriebsangebote konkret zu prüfen. Eine allgemeine Aussage über die Verfügbarkeit sagt wenig, wenn unklar bleibt, welche Unterbrechung Ihren eigenen Ablauf treffen würde.

Mit einer kostenfreien und unverbindlichen Anfrage zu ERP-Systemen können Sie die Suche nach einer passenden Lösung beginnen. Nehmen Sie die betrieblichen Abläufe und Ihre Fragen zum Betriebsmodell in das anschließende Anbietergespräch mit. Die Anfrage ersetzt keinen technischen Betriebsauftrag.

Fragen Sie nach dem tatsächlichen Bereitstellungsmodell

Die Begriffe Cloud, Hosting und eigener Betrieb werden in Angeboten unterschiedlich verwendet. Lassen Sie deshalb beschreiben, wo die Anwendung läuft, wer die technische Umgebung verantwortet und welche Leistungen Sie buchen. Wird eine standardisierte Online-Anwendung genutzt? Betreibt ein Dienstleister eine gesonderte Umgebung? Oder stellen Sie selbst die erforderliche Infrastruktur bereit? Eine Überschrift allein beantwortet diese Fragen nicht.

Die Microsoft-Dokumentation zur Bereitstellung von Business Central unterscheidet beispielsweise Online- und lokale Bereitstellung. Für die Online-Variante beschreibt sie die Speicherung in der Microsoft-Cloud, während die lokale Variante eigene Installations- und Verwaltungsaufgaben umfasst. Das ist ein konkretes Produktbeispiel. Andere ERP-Produkte und betreute Hostingangebote können anders aufgebaut sein.

Bitten Sie um eine verständliche Beschreibung für das Ihnen angebotene Paket. Welche Umgebung gehört dazu, welche zusätzliche Leistung wird von einem Partner erbracht und welche Aufgabe bleibt bei Ihnen? Wenn mehrere Unternehmen beteiligt sind, sollten die Zuständigkeiten dennoch nachvollziehbar sein. Sie brauchen für eine Störung einen klaren Kontaktweg und nicht erst eine eigene Recherche, welcher Vertrag betroffen sein könnte.

Verwechseln Sie dabei den Vertragspartner für die Software nicht mit jedem beteiligten Dienstleister. Wenn die technische Umgebung, die Einrichtung und die laufende Unterstützung von verschiedenen Stellen kommen, fragen Sie nach der Abstimmung zwischen ihnen. Wer nimmt Ihre Meldung entgegen und verfolgt sie bis zur Klärung? Wer informiert Sie über den Stand? Im Angebot sollte erkennbar sein, ob diese Koordination enthalten ist oder Ihr Unternehmen sie selbst übernimmt. So können Sie den eigenen Organisationsaufwand bei beiden Betriebsformen realistisch einordnen.

Auch eine lokal betriebene Lösung kann von externen Diensten abhängen. Fragen Sie beispielsweise nach Schnittstellen, Anmeldung und ergänzenden Anwendungen. Leiten Sie aus einem Server im eigenen Haus keine vollständige Unabhängigkeit ab. Beschreiben Sie stattdessen, welche Funktionen unter welchen Bedingungen nutzbar sind und wo eine zusätzliche Verbindung oder Leistung benötigt wird.

Zuständigkeiten vor dem ersten Betriebstag verteilen

Legen Sie eine kurze Aufgabenübersicht an. Wer richtet neue Nutzer ein? Wer nimmt ausscheidenden Personen den Zugang? Wer betreut fachliche Einstellungen und Schnittstellen? Wer beantwortet eine technische Fehlermeldung? Bei Cloud und eigenem Betrieb werden diese Aufgaben unterschiedlich verteilt. Ganz verschwinden sie durch die Wahl eines Modells nicht.

Eine solche Übersicht könnte enthalten:

Aufgabe	Für das konkrete Angebot bestätigen lassen
Nutzer und Berechtigungen	Zuständige Stelle, Freigabeweg und Vertretung
Technische Umgebung	Verantwortlicher für Betrieb und Störungen
Fachliche Einstellungen	Wer Änderungen beurteilt und umsetzt
Schnittstellen	Zuständigkeit für beide beteiligten Anwendungen
Updates	Vorbereitung, Zeitpunkt und Prüfung betroffener Abläufe
Sicherung und Wiederherstellung	Vereinbarter Umfang und nachgewiesener Ablauf
Vertragsende	Datenübergabe, Zugang und weitere Betreuung

Prüfen Sie, ob die eigene zuständige Person dafür tatsächlich Zeit und Kenntnisse hat. Ein Mitarbeitender, der gut mit Aufträgen arbeitet, ist nicht automatisch für jede technische Betriebsfrage zuständig. Wenn ein Partner Aufgaben übernimmt, lassen Sie dessen Umfang benennen. „Betreuung enthalten“ sollte erkennen lassen, ob es um Anwenderfragen, Konfiguration oder den technischen Betrieb geht.

Denken Sie an Vertretung. Ein Urlaubsfall darf nicht erst zeigen, dass nur eine Person einen wichtigen Zugang oder den Kontakt zum Dienstleister kennt. Halten Sie Ansprechpartner und erlaubte Abläufe so fest, dass eine berechtigte Vertretung damit arbeiten kann. Dafür ist keine frei zugängliche Sammlung von Passwörtern nötig. Der Zugriff auf Betriebsinformationen gehört geordnet in die vereinbarte Verantwortung.

Updates an Ihren Geschäftsabläufen beurteilen

Eine Aktualisierung kann die Oberfläche, Einstellungen oder das Zusammenspiel mit einer Erweiterung verändern. Fragen Sie vor der Systemwahl, wie Änderungen angekündigt werden und wie Ihr Unternehmen betroffene Abläufe prüfen kann. Beim eigenen Betrieb planen Sie möglicherweise selbst oder mit einem Partner den Zeitpunkt. Bei einem Online-Angebot kann es vorgegebene Updateabläufe geben. Maßgeblich ist das konkrete Produkt und Paket.

Gehen Sie einen wichtigen Ablauf durch: Eine Bestellung wird übernommen, ein Auftrag freigegeben und eine Versandinformation zurückgeschrieben. Wer prüft nach einer Änderung, ob dieser Weg weiterhin funktioniert? Welche Testmöglichkeit besteht? Wer kümmert sich um eine Erweiterung, die von einem anderen Anbieter stammt? Eine erfolgreich aktualisierte Hauptanwendung bestätigt noch nicht das ganze Zusammenspiel.

Fragen Sie auch nach Ihrer eigenen Beteiligung. Soll eine Fachabteilung einen Test durchführen, muss sie wissen, wann und mit welchem Fall. Der Dienstleister kann technische Aufgaben übernehmen, kennt aber nicht jede Besonderheit Ihres Arbeitsalltags. Legen Sie fest, wie eine fachliche Rückmeldung aufgenommen wird und wer über den nächsten Schritt entscheidet.

Berücksichtigen Sie diese Arbeit im Angebotsvergleich. Ein Paket mit regelmäßiger Betreuung kann nützlich sein, wenn es die benötigten Prüfungen wirklich umfasst. Ein günstigeres Grundangebot kann zusätzliche Leistungen verlangen. Vergleichen Sie denselben erwarteten Betriebsumfang, statt nur die Lizenz- oder Hostingpositionen nebeneinanderzustellen.

Unterbrechungen und Unterstützung konkret besprechen

Prüfen Sie, wie Mitarbeitende das System erreichen und welche Voraussetzungen dafür bestehen. Dazu können Arbeitsplatz, Verbindung, Anmeldung und ergänzende Dienste gehören. Fragen Sie den Anbieter, welche Funktionen bei einer Unterbrechung betroffen sind. Eine allgemeine Aussage „offline möglich“ sollte an einem konkreten Arbeitsablauf erklärt werden, bevor Sie damit planen.

Besprechen Sie ebenso einen Störungsfall. Wie wird er gemeldet, wann ist der zuständige Kontakt erreichbar und welche Angaben werden benötigt? Unterscheiden Sie eine vereinbarte Reaktionszeit von einer zugesagten Behebung. Eine Antwort auf Ihre Meldung bedeutet noch nicht, dass der Versand wieder arbeiten kann. Lassen Sie die Begriffe im Angebot verständlich erläutern.

Für besonders wichtige Abläufe brauchen Sie eine passende organisatorische Lösung. Vielleicht kann ein Vorgang begrenzt warten, vielleicht muss eine verantwortliche Person eine andere Vorgehensweise freigeben. Vereinbaren Sie dies mit den betroffenen Fachleuten. Dieser Ratgeber verspricht keinen allgemeinen Ersatzprozess und empfiehlt nicht, bei einer Störung ungeprüfte Daten außerhalb des Systems weiterzuführen.

Prüfen Sie, wer nach der Behebung offene Vorgänge abstimmt. Was wurde bereits erledigt, was muss nachgetragen werden und wer verhindert eine doppelte Bearbeitung? Ein Betriebsangebot ist für Sie erst dann gut einzuordnen, wenn technische Unterstützung und Ihre eigene Organisation zusammenpassen. Die Entscheidung über Cloud oder eigenen Betrieb löst diese Abstimmung nicht automatisch.

Sicherung und Wiederherstellung getrennt prüfen

Eine vorhandene Sicherung ist noch keine Antwort darauf, wie Ihr Unternehmen nach einem Fehler wieder arbeitsfähig wird. Lassen Sie sich Sicherungsumfang und Wiederherstellungsablauf erklären. Welche Daten und Einstellungen werden erfasst? Wer darf eine Wiederherstellung anfordern? In welcher Umgebung erfolgt sie und wer kontrolliert anschließend die wichtigen Geschäftsabläufe?

Bitten Sie um einen Nachweis des vorgesehenen Ablaufs oder um eine geeignete Erprobung im vereinbarten Rahmen. Eine Aussage „wir sichern regelmäßig“ beschreibt weder die Nutzbarkeit der Sicherung noch den Aufwand für eine Wiederaufnahme. Das gilt bei einem eigenen Server ebenso wie bei einer extern betriebenen Anwendung. Prüfen Sie die angebotene Leistung, statt dem Standort allein eine bestimmte Sicherheit zuzuschreiben.

Sprechen Sie mögliche Folgen einer Rücksetzung an. Welche inzwischen bearbeiteten Vorgänge müssen überprüft werden? Wie passen Daten anderer Anwendungen zum wiederhergestellten ERP-Stand? Lassen Sie dafür die Fachabteilungen und zuständigen Dienstleister zusammenarbeiten. Eine technisch verfügbare Datenbank kann trotzdem eine fachliche Abstimmung benötigen.

Halten Sie die bestätigten Zuständigkeiten im Betriebskonzept fest. Wenn später ein Partner oder ein wichtiger Bestandteil wechselt, überprüfen Sie die betroffenen Vereinbarungen. Der einmal geklärte Ablauf sollte nicht stillschweigend als passend für eine veränderte Systemlandschaft behandelt werden.

Den späteren Ausstieg vor dem Einstieg besprechen

Fragen Sie vor Vertragsabschluss, wie Sie Daten und erforderliche Unterlagen am Ende erhalten. Welche Formate werden angeboten? Welche Berechtigung ist nötig? Welche Kosten oder zusätzlich zu beauftragenden Leistungen können entstehen? Wie lange bleibt ein Zugang für die Übergabe nutzbar? Diese Fragen gehören zum Vergleich, auch wenn Sie keinen baldigen Wechsel planen.

Die Microsoft-Dokumentation zum Datenbankexport aus Business Central Online zeigt, warum die Antwort genau gelesen werden sollte. Sie beschreibt einen Export kundenspezifischer Geschäftsdaten als BACPAC-Datei unter bestimmten Voraussetzungen. Zugleich erklärt sie, dass Microsoft die Herstellung einer arbeitsfähigen lokalen Umgebung aus diesem Export nicht unterstützt. Der Export ist damit kein zugesicherter einfacher Wechsel in den eigenen Betrieb.

Übertragen Sie die Prüffrage auf Ihr Angebot: Welche Daten sind enthalten, welche weiteren Bestandteile braucht eine nachfolgende Lösung und wer übernimmt die Überführung? Dokumente, Erweiterungen und die fachliche Bedeutung von Feldern können eigene Fragen aufwerfen. Lassen Sie den Umfang an Ihren tatsächlichen Informationen erläutern. Eine Liste verfügbarer Dateiformate ersetzt keine Prüfung, ob Sie damit das gewünschte Ergebnis erreichen.

Wenn langfristige Wechselmöglichkeiten für Sie wichtig sind, vereinbaren Sie eine passende Erprobung mit geeigneten Testdaten und den verantwortlichen Fachleuten. Dabei sollte geprüft werden, ob ein nachfolgendes System die benötigten Inhalte tatsächlich verwenden kann. Das ist eine gesonderte fachliche und technische Aufgabe. Versprechen Sie sich von einem Exportknopf keine automatische Fortsetzung Ihres Betriebs.

Beispiel: Ein kleiner Betrieb ohne eigene IT-Abteilung

Ein ausdrücklich erfundenes Beispiel: Ein Handelsbetrieb vergleicht eine Online-Lösung mit einem eigenen Betrieb durch einen beauftragten Partner. Die Funktionen wirken in beiden Vorführungen passend. Beim Online-Angebot ist jedoch noch offen, wer die Verbindung zum Versanddienst betreut. Beim zweiten Angebot fehlt zunächst die regelmäßige Prüfung von Sicherung und Wiederherstellung.

Die Geschäftsführerin lässt beide offenen Leistungen benennen und in den Vergleich aufnehmen. Eine Mitarbeiterin übernimmt fachliche Rückmeldungen, aber keine umfassende technische Betriebsverantwortung. Für Vertretung, Störungsmeldung und Updates werden Ansprechpartner festgelegt. Anschließend wird auch der Weg zur Datenübergabe geklärt, ohne einen zukünftigen Wechsel bereits zu beauftragen.

Damit verändert sich die Entscheidung: Es werden zwei vollständig beschriebene Betriebsangebote verglichen. Die Online-Lösung ist nicht allein wegen der Cloud vollständig betreut, die lokale Lösung nicht allein wegen eigener Infrastruktur unabhängig. Der Betrieb wählt anhand der benötigten Leistungen und seiner verfügbaren eigenen Verantwortung.

Entscheiden Sie über das vollständig beschriebene Paket

Führen Sie Funktion, Betriebsumfang und eigene Aufgaben in einer gemeinsamen Übersicht zusammen. Sind Betreuung und Vertretung geklärt? Wissen Sie, wie Änderungen geprüft und Störungen bearbeitet werden? Ist die Wiederherstellung verständlich beschrieben und die spätere Datenübergabe passend eingeordnet? Offene Punkte sollten vor einer verbindlichen Entscheidung beantwortet sein.

Für den nächsten Anbieterkontakt können Sie eine unverbindliche ERP-Anfrage stellen. Beschreiben Sie die wichtigsten Unternehmensabläufe und die vorhandene Betreuung. So lässt sich im anschließenden Gespräch prüfen, welche Betriebsform und welches Leistungspaket zu Ihrem Unternehmen passen.