ERP-Anforderungen formulieren: Vom Alltagsproblem zum brauchbaren Lastenheft

Ein Auftrag zeigt mehr als zwanzig Schlagwörter

Nehmen Sie einen typischen Vorgang aus Ihrem Unternehmen. In einem Handelsbetrieb kann das eine Bestellung mit mehreren Positionen sein, von denen eine erst später lieferbar ist. Schreiben Sie auf, wer den Auftrag annimmt, den Bestand prüft, die Teillieferung organisiert und die Rechnung erstellt. Halten Sie fest, wo Informationen erneut eingetippt oder telefonisch nachgefragt werden.

Daraus entsteht eine konkrete Anforderung. “Das Verkaufsteam muss erkennen, welche Position bereits geliefert und welche noch offen ist” beschreibt einen Bedarf. “Moderne Warenwirtschaft mit Automatisierung” lässt dagegen offen, woran Sie die Eignung erkennen wollen. Je näher Ihre Beschreibung am Arbeitstag bleibt, desto gezielter kann ein Anbieter antworten.

Über die Anfrage für ERP-Systeme wählen Sie den Bereich, dessen Abläufe verbunden werden sollen, und hinterlassen PLZ sowie Kontaktdaten. Die Anfrage ist kostenfrei und unverbindlich. Ihre Arbeitsfälle und Anforderungen bereiten Sie für das anschließende Gespräch mit einem ERP-Anbieter vor.

Den heutigen Ablauf vom gewünschten Ergebnis trennen

Dokumentieren Sie zunächst, was tatsächlich passiert. Danach beschreiben Sie, was besser funktionieren soll. Diese Trennung verhindert, dass eine umständliche Gewohnheit unbeabsichtigt zur Pflichtfunktion der neuen Software wird. Vielleicht muss eine bestimmte Excel-Liste künftig gar nicht mehr gepflegt werden, wenn die benötigte Information an geeigneter Stelle verfügbar ist.

Fragen Sie die beteiligten Mitarbeitenden nach konkreten Problemen. Wo warten sie auf eine Freigabe? Welche Information fehlt bei einer Rückfrage? Welcher Fehler verursacht Nacharbeit? Sammeln Sie dazu kleine Beispiele mit erfundenen Namen und neutralen Daten. Für eine erste Anforderungsbesprechung brauchen Sie keine vollständigen Kundendaten oder vertraulichen Kalkulationen weiterzugeben.

Der Microsoft-Leitfaden zur prozessbezogenen Einführung stellt Geschäftsabläufe an den Anfang der Planung. Für Ihre Auswahl lässt sich daraus eine praktische Frage ableiten: Welcher Ablauf soll mit dem angebotenen System künftig wie funktionieren? Eine Funktionsbezeichnung allein beantwortet sie nicht.

Anforderungen an einem sichtbaren Ergebnis prüfen

Ergänzen Sie zu jedem wichtigen Wunsch ein beobachtbares Ergebnis. Beim Beispiel der Teillieferung könnte das Verkaufsteam den offenen Rest sehen, ohne Lager und Buchhaltung anzurufen. Die zuständige Person kann in einer Demo zeigen, wo diese Information steht und wie sie nach einer weiteren Lieferung aktualisiert wird.

Beschreiben Sie auch eine relevante Ausnahme. Was passiert, wenn der Kunde den offenen Rest storniert oder eine Menge geändert werden muss? Nicht jede denkbare Sonderlage gehört in die erste Auswahl. Wählen Sie diejenigen, die häufig vorkommen oder bei einem Fehler viel Arbeit verursachen. So bleibt das Lastenheft überschaubar und trotzdem aussagekräftig.

Eine hilfreiche Anforderung enthält den auslösenden Vorgang, die handelnde Rolle und das gewünschte Ergebnis. Der Microsoft-Leitfaden zur Anforderungsdefinition behandelt dazu auch Akzeptanzkriterien. Verwenden Sie diese Idee in Ihrer eigenen Sprache. Ihr Lagerteam muss die Formulierung verstehen können, ohne ein Softwarehandbuch zu lesen.

Pflicht für den Start oder späterer Wunsch?

Ordnen Sie Anforderungen nach ihrer Bedeutung für den geplanten Start. Was muss funktionieren, damit Sie Aufträge bearbeiten und Ihre Leistungen erbringen können? Was kann später ergänzt werden? Welche Funktion wäre angenehm, löst aber derzeit kein wesentliches Problem? Diese Priorisierung ist eine betriebliche Entscheidung und sollte vor der Bewertung der Angebote gemeinsam getroffen werden.

Halten Sie die Begründung fest. “Muss” sollte nicht bloß bedeuten, dass eine Person den Wunsch besonders laut äußert. Bei der Teillieferung kann die Begründung beispielsweise sein, dass offene Mengen heute mehrfach gesucht werden und Zusagen an Kunden erschweren. Ein frei gestaltbares Farbschema hat möglicherweise einen anderen Stellenwert.

Anforderung	Ergebnis im Alltag	Bedeutung für den Start
Offene Liefermengen anzeigen	Verkauf kann Auskunft geben	Für den Arbeitsablauf erforderlich
Mengenänderung nachvollziehen	Beteiligte arbeiten mit demselben Stand	Anhand eines Beispiels prüfen
Zusätzliche Auswertung	Leitung spart manuelle Zusammenstellung	Zeitpunkt und Nutzen abwägen
Persönliche Ansichtsoption	Einzelne Nutzer arbeiten bequemer	Nachrangig, wenn kein Kernproblem gelöst wird

Die Tabelle ist ein Beispiel, keine allgemeine Rangfolge für jedes Unternehmen. Ein Dienstleistungsbetrieb kann ganz andere Schwerpunkte haben, etwa projektbezogene Leistungen oder Freigaben vor der Abrechnung.

Auch Rollen, Daten und andere Systeme gehören dazu

Ein Ablauf endet selten an einer einzelnen Bildschirmmaske. Benennen Sie, welche Daten aus anderen Systemen kommen und welches System künftig führend sein soll. Ein Shop, eine Zeiterfassung oder ein Versanddienst kann für den Gesamtvorgang entscheidend sein. “Schnittstelle vorhanden” ist noch keine Beschreibung des benötigten Austauschs.

Legen Sie außerdem fest, wer welche Informationen sehen oder ändern soll. Die Buchhaltung benötigt möglicherweise andere Funktionen als ein Lagerarbeitsplatz. Für die Auswahl genügt zunächst die Beschreibung dieser Aufgaben. Die detaillierte Berechtigungsplanung erfolgt später mit den zuständigen Fachleuten, sollte aber im Projektumfang berücksichtigt sein.

Vergessen Sie die Datenübernahme nicht. Welche Stammdaten und offenen Vorgänge braucht Ihr Team zum Start? Welche alten Informationen müssen weiter verfügbar sein? Diese Fragen können den Einführungsaufwand stark beeinflussen. Eine Anforderungsliste, die nur neue Funktionen betrachtet, lässt einen wesentlichen Teil des Wechsels offen.

Einen ersten Umfang bewusst begrenzen

Wählen Sie eine zusammenhängende erste Ausbaustufe. Ein neuer Prozess sollte von Anfang bis Ende funktionieren, auch wenn andere Bereiche vorerst im bestehenden System bleiben. Beschreiben Sie diese Grenze. Ein halb übernommener Ablauf mit unklaren Übergaben kann mehr Arbeit machen als ein kleiner, vollständig geklärter Startumfang.

Benennen Sie offene Prozessentscheidungen vor der Anbieterbewertung. Wenn intern noch unklar ist, wer eine Preisabweichung freigibt, löst eine neue Software diese Entscheidung nicht automatisch. Der Anbieter kann Möglichkeiten zeigen. Ihr Unternehmen muss festlegen, welche Verantwortung gelten soll.

Mit denselben Arbeitsfällen in die Gespräche gehen

Geben Sie allen betrachteten Anbietern dieselbe aktuelle Fassung Ihrer wichtigsten Anforderungen. Bitten Sie um eine Einordnung, was im Standard enthalten ist, was eingerichtet werden muss und was eine Erweiterung erfordert. Offene Fragen erhalten einen konkreten Nachweis, etwa eine Demonstration am vereinbarten Beispiel.

Für den ersten Kontakt reicht eine kurze, begründete Auswahl Ihrer wichtigsten Abläufe. Über die ERP-Anfrageseite können Sie den passenden Unternehmensbereich wählen. Halten Sie danach Ihren Beispielvorgang, die heutige Schwierigkeit und das gewünschte Ergebnis für das Gespräch bereit.