ERP-Anforderungen formulieren: Vom Alltagsproblem zum brauchbaren Lastenheft

Einen Auftrag als gemeinsame Grundlage beschreiben

Nehmen Sie einen typischen Vorgang aus Ihrem Unternehmen. In einem Handelsbetrieb kann das eine Bestellung mit mehreren Positionen sein, von denen eine erst später lieferbar ist. Schreiben Sie auf, wer den Auftrag annimmt, den Bestand prüft, die Teillieferung organisiert und die Rechnung erstellt. Halten Sie fest, wo Informationen erneut eingetippt oder telefonisch nachgefragt werden.

Daraus entsteht eine konkrete Anforderung. “Das Verkaufsteam muss erkennen, welche Position bereits geliefert und welche noch offen ist” beschreibt einen Bedarf. “Moderne Warenwirtschaft mit Automatisierung” lässt dagegen offen, woran Sie die Eignung erkennen wollen. Je näher Ihre Beschreibung am Arbeitstag bleibt, desto gezielter kann ein Anbieter antworten.

Über die Anfrage für ERP-Systeme wählen Sie den Bereich, dessen Abläufe verbunden werden sollen, und hinterlassen PLZ sowie Kontaktdaten. Die Anfrage ist kostenfrei und unverbindlich. Ihre Arbeitsfälle und Anforderungen bereiten Sie für das anschließende Gespräch mit einem ERP-Anbieter vor.

Den heutigen Ablauf vom gewünschten Ergebnis trennen

Dokumentieren Sie zunächst, was tatsächlich passiert. Danach beschreiben Sie, was besser funktionieren soll. Diese Trennung verhindert, dass eine umständliche Gewohnheit unbeabsichtigt zur Pflichtfunktion der neuen Software wird. Vielleicht muss eine bestimmte Excel-Liste künftig gar nicht mehr gepflegt werden, wenn die benötigte Information an geeigneter Stelle verfügbar ist.

Fragen Sie die beteiligten Mitarbeitenden nach konkreten Problemen. Wo warten sie auf eine Freigabe? Welche Information fehlt bei einer Rückfrage? Welcher Fehler verursacht Nacharbeit? Sammeln Sie dazu kleine Beispiele mit erfundenen Namen und neutralen Daten. Für eine erste Anforderungsbesprechung brauchen Sie keine vollständigen Kundendaten oder vertraulichen Kalkulationen weiterzugeben.

Der Microsoft-Leitfaden für die prozessbezogene Einführung von Dynamics 365 stellt Geschäftsabläufe an den Anfang der Planung. Für Ihre Auswahl lässt sich daraus eine praktische Frage ableiten: Welcher Ablauf soll mit dem angebotenen System künftig wie funktionieren? Eine Funktionsbezeichnung allein beantwortet sie nicht.

Anforderungen an einem sichtbaren Ergebnis prüfen

Ergänzen Sie zu jedem wichtigen Wunsch ein beobachtbares Ergebnis. Beim Beispiel der Teillieferung könnte das Verkaufsteam den offenen Rest sehen, ohne Lager und Buchhaltung anzurufen. Die zuständige Person kann in einer Demo zeigen, wo diese Information steht und wie sie nach einer weiteren Lieferung aktualisiert wird.

Beschreiben Sie auch eine relevante Ausnahme. Was passiert, wenn der Kunde den offenen Rest storniert oder eine Menge geändert werden muss? Nicht jede denkbare Sonderlage gehört in die erste Auswahl. Wählen Sie diejenigen, die häufig vorkommen oder bei einem Fehler viel Arbeit verursachen. So bleibt das Lastenheft überschaubar und trotzdem aussagekräftig.

Eine hilfreiche Anforderung enthält den auslösenden Vorgang, die handelnde Rolle und das gewünschte Ergebnis. Der Microsoft-Leitfaden zur Anforderungsdefinition für Dynamics 365 behandelt dazu auch Akzeptanzkriterien. Verwenden Sie diese Idee in Ihrer eigenen Sprache. Ihr Lagerteam muss die Formulierung verstehen können, ohne ein Softwarehandbuch zu lesen.

Pflicht für den Start oder späterer Wunsch?

Ordnen Sie Anforderungen nach ihrer Bedeutung für den geplanten Start. Was muss funktionieren, damit Sie Aufträge bearbeiten und Ihre Leistungen erbringen können? Was kann später ergänzt werden? Welche Funktion wäre angenehm, löst aber derzeit kein wesentliches Problem? Diese Priorisierung ist eine betriebliche Entscheidung und sollte vor der Bewertung der Angebote gemeinsam getroffen werden.

Halten Sie die Begründung fest. “Muss” sollte nicht bloß bedeuten, dass eine Person den Wunsch besonders laut äußert. Bei der Teillieferung kann die Begründung beispielsweise sein, dass offene Mengen heute mehrfach gesucht werden und Zusagen an Kunden erschweren. Ein frei gestaltbares Farbschema hat möglicherweise einen anderen Stellenwert.

Anforderung	Ergebnis im Alltag	Bedeutung für den Start
Offene Liefermengen anzeigen	Verkauf kann Auskunft geben	Für den Arbeitsablauf erforderlich
Mengenänderung nachvollziehen	Beteiligte arbeiten mit demselben Stand	Anhand eines Beispiels prüfen
Zusätzliche Auswertung	Leitung spart manuelle Zusammenstellung	Zeitpunkt und Nutzen abwägen
Persönliche Ansichtsoption	Einzelne Nutzer arbeiten bequemer	Nachrangig, wenn kein Kernproblem gelöst wird

Die Tabelle ist ein Beispiel, keine allgemeine Rangfolge für jedes Unternehmen. Ein Dienstleistungsbetrieb kann ganz andere Schwerpunkte haben, etwa projektbezogene Leistungen oder Freigaben vor der Abrechnung.

Auch Rollen, Daten und andere Systeme gehören dazu

Ein Ablauf endet selten an einer einzelnen Bildschirmmaske. Benennen Sie, welche Daten aus anderen Systemen kommen und welches System künftig führend sein soll. Ein Shop, eine Zeiterfassung oder ein Versanddienst kann für den Gesamtvorgang entscheidend sein. “Schnittstelle vorhanden” ist noch keine Beschreibung des benötigten Austauschs.

Legen Sie außerdem fest, wer welche Informationen sehen oder ändern soll. Die Buchhaltung benötigt möglicherweise andere Funktionen als ein Lagerarbeitsplatz. Für die Auswahl genügt zunächst die Beschreibung dieser Aufgaben. Die detaillierte Berechtigungsplanung erfolgt später mit den zuständigen Fachleuten, sollte aber im Projektumfang berücksichtigt sein.

Vergessen Sie die Datenübernahme nicht. Welche Stammdaten und offenen Vorgänge braucht Ihr Team zum Start? Welche alten Informationen müssen weiter verfügbar sein? Diese Fragen können den Einführungsaufwand stark beeinflussen. Eine Anforderungsliste, die nur neue Funktionen betrachtet, lässt einen wesentlichen Teil des Wechsels offen.

Einen ersten Umfang bewusst begrenzen

Wählen Sie eine zusammenhängende erste Ausbaustufe. Ein neuer Prozess sollte von Anfang bis Ende funktionieren, auch wenn andere Bereiche vorerst im bestehenden System bleiben. Beschreiben Sie diese Grenze. Ein halb übernommener Ablauf mit unklaren Übergaben kann mehr Arbeit machen als ein kleiner, vollständig geklärter Startumfang.

Benennen Sie offene Prozessentscheidungen vor der Anbieterbewertung. Wenn intern noch unklar ist, wer eine Preisabweichung freigibt, löst eine neue Software diese Entscheidung nicht automatisch. Der Anbieter kann Möglichkeiten zeigen. Ihr Unternehmen muss festlegen, welche Verantwortung gelten soll.

Die Anforderung mit der zuständigen Rolle verständlich formulieren

Wählen Sie eine tatsächlich am Vorgang beteiligte Person und lassen Sie den benötigten Arbeitsschritt erklären. Welche Information braucht sie und welche Entscheidung trifft sie damit? Notieren Sie den heutigen Ausgangspunkt und das gewünschte Ergebnis. Eine Anforderung wird dadurch für den Anbieter konkreter, ohne dass Ihr Team schon die spätere technische Oberfläche oder eine bestimmte Erweiterung selbst festlegen muss.

Besprechen Sie die Formulierung anschließend mit der nächsten beteiligten Rolle. Versteht die Buchhaltung dasselbe unter einem abgeschlossenen Auftrag wie das Lager? Wenn unterschiedliche Zustände gemeint sind, halten Sie diese auseinander. Der durchgehende Vorgang braucht eine gemeinsame Bedeutung der verwendeten Begriffe. Ein einzelner Funktionsname kann diesen Unterschied verdecken, während eine kurze Beschreibung der jeweiligen Übergabe ihn sichtbar macht.

Lassen Sie intern ungeklärte Verantwortlichkeiten als offene Entscheidung stehen. Die Softwareauswahl kann Möglichkeiten aufzeigen, ersetzt aber nicht jede betriebliche Festlegung. Wer darf beispielsweise eine Abweichung freigeben und wer benötigt die Rückmeldung? Schreiben Sie dazu, welche Klärung vor der abschließenden Anforderungsbewertung benötigt wird. So erkennt ein Anbieter, auf welcher bestätigten Grundlage sein Vorschlag beruht und wo noch eine Annahme besteht.

Eine Ausnahme bis zu ihrem brauchbaren Ergebnis verfolgen

Nehmen Sie zum normalen Ablauf eine relevante Abweichung hinzu. Eine Menge wird geändert, eine Teillieferung entfällt oder eine Rückmeldung kommt später. Beschreiben Sie, welche Information dann für die beteiligten Personen sichtbar sein soll. Die Frage sollte an einem im Betrieb tatsächlich bedeutsamen Fall anknüpfen. Sie soll keine möglichst lange Sammlung theoretisch denkbarer Sonderfunktionen erzeugen.

Fragen Sie die Betroffenen nach dem gewünschten Endzustand dieser Ausnahme. Woran erkennen sie, dass der Vorgang fachlich richtig weitergeführt werden kann? Eine Rückfrage kann dabei zeigen, ob bisher unterschiedliche Erwartungen bestanden. Halten Sie das gemeinsam erläuterte Ergebnis bei der Anforderung fest. Der Anbieter kann anschließend erklären, wie die angebotene Lösung diesen konkreten Fall behandelt und welcher Umfang dafür benötigt wird.

Der Ratgeber zur ERP-Demo mit eigenem Geschäftsfall hilft, diese Anforderungen in ein anschauliches Gespräch zu übertragen. Verwenden Sie neutrale Beispielangaben. Für eine erste Auswahl müssen keine realen Kundenkontakte oder vertraulichen Kalkulationen in eine Vorführung übernommen werden. Ziel ist ein verständlicher fachlicher Nachweis des Ablaufs, keine produktive Bearbeitung echter Aufträge während der Beratung.

Benötigte Verbindungen zu anderen Systemen zuordnen

Schreiben Sie bei einer wichtigen Information dazu, woher sie kommt und wo sie weiterverwendet werden soll. Ein Shopauftrag, eine Lageränderung oder eine Rückmeldung aus der Buchhaltung kann mehrere Systeme betreffen. Lassen Sie nicht allein das Wort Schnittstelle als Anforderung stehen. Fragen Sie nach der benötigten Richtung, dem gemeinten Inhalt und dem Zeitpunkt, zu dem das Team damit arbeiten muss.

Der Beitrag zum Planen von Schnittstellen zu Shop, Buchhaltung und Lager ergänzt diese Beschreibung. Eine technische Verbindung und ein fachlich vollständig nutzbarer Austausch sind mit ihrem jeweiligen Umfang zu betrachten. Halten Sie fest, welche Bearbeitung bei einer fehlenden oder widersprüchlichen Information benötigt wird. Der Anbieter sollte diese Aufgabe in seinem Vorschlag verständlich zuordnen können.

Auch die vorhandenen Daten sind Teil des geplanten Starts. Der Ratgeber zur ERP-Datenmigration hilft, benötigte Stammdaten und offene Vorgänge zu beschreiben. Kennzeichnen Sie bekannte Unklarheiten in der Quelle. Ein gewünschter neuer Ablauf bestätigt nicht automatisch, dass die bisher gespeicherten Informationen bereits in der dafür nötigen Bedeutung und Qualität verfügbar sind.

Anforderungen zu einem vergleichbaren Angebotsumfang zusammenführen

Halten Sie für die engere Auswahl eine aktuelle Fassung bereit. Welche Anforderung ist für den Start nötig, welche wird später betrachtet und welche bleibt noch zu klären? Lassen Sie den jeweiligen Grund erkennen. Eine reine Zahl von Muss-Punkten sagt wenig darüber aus, ob ein zusammenhängender Geschäftsvorgang abgedeckt ist. Ihre Übersicht sollte die fachlich wichtigen Übergaben und Ergebnisse verständlich benennen.

Bitten Sie Anbieter, ihre Antwort auf diese tatsächlich gemeinte Fassung zu beziehen. Was ist im beschriebenen Standard vorgesehen, was muss eingerichtet und was zusätzlich angeboten werden? Markieren Sie eine ungeklärte Aussage, statt sie vorsorglich als vollständige Erfüllung zu werten. Der Vergleich wird dadurch nachvollziehbar, ohne dass Sie selbst einen unbekannten Erweiterungsaufwand mit einem erfundenen Betrag bewerten müssen.

Nehmen Sie auch die für den Start benötigte Einweisung und Unterstützung in die Fragen auf. Der neuere Ratgeber zu ERP-Schulung und Startbegleitung ergänzt diese Vorbereitung. Lassen Sie die Aufgaben des Anbieters und Ihres Teams konkret beschreiben. Zusätzliche Unterstützung kann bewusst vereinbart werden, sollte im Vergleich aber mit ihrem tatsächlichen Umfang und ihren noch offenen Voraussetzungen erkennbar bleiben.

Fragen zu ERP-Anforderungen und Lastenheft

Muss mein Unternehmen vor dem ersten Gespräch ein vollständiges Lastenheft haben?

Beginnen Sie mit wichtigen tatsächlichen Arbeitsfällen, ihren Schwierigkeiten und dem gewünschten Ergebnis. Halten Sie offene Entscheidungen erkennbar fest. Ein Anbieter kann anhand dieser Grundlage weitere Fragen erläutern. Eine lange unkommentierte Funktionsliste ist nicht erforderlich, um den ersten fachlich konkreten Austausch über Ihren Bedarf vorzubereiten.

Was macht eine Anforderung im Gespräch überprüfbar?

Beschreiben Sie den auslösenden Vorgang, die beteiligte Rolle und das gewünschte sichtbare Ergebnis. Ergänzen Sie eine relevante Ausnahme und fragen Sie nach einer passenden Demonstration. Der Microsoft-Leitfaden zu Dynamics 365 behandelt solche Akzeptanzkriterien. Für Ihre eigene Auswahl werden sie in verständlicher betrieblicher Sprache formuliert.

Bedeutet vorhandene Schnittstelle schon, dass der ganze Ablauf abgedeckt ist?

Lassen Sie den benötigten Datenaustausch und die fachliche Weiterverwendung konkret erklären. Inhalt, Richtung, Zuständigkeit und Fehlerbearbeitung müssen zur Aufgabe passen. Eine allgemeine Verbindungsbezeichnung beschreibt diesen Umfang nicht vollständig. Ordnen Sie offene Fragen vor der Bewertung als geklärt, noch zu prüfen oder zusätzlich anzubieten ein.

Wie unterscheide ich eine Startanforderung von einem späteren Wunsch?

Fragen Sie, was für einen vollständig nutzbaren ersten Ablauf benötigt wird und welche Funktion bewusst später ergänzt werden kann. Halten Sie die betriebliche Begründung fest. Die Entscheidung treffen die zuständigen Beteiligten gemeinsam. Eine bestimmte Priorität entsteht nicht allein dadurch, dass ein Wunsch in einer Liste besonders auffällig formuliert ist.

Mit denselben Arbeitsfällen in die Gespräche gehen

Geben Sie allen betrachteten Anbietern dieselbe aktuelle Fassung Ihrer wichtigsten Anforderungen. Bitten Sie um eine Einordnung, was im Standard enthalten ist, was eingerichtet werden muss und was eine Erweiterung erfordert. Offene Fragen erhalten einen konkreten Nachweis, etwa eine Demonstration am vereinbarten Beispiel.

Für den ersten Kontakt reicht eine kurze, begründete Auswahl Ihrer wichtigsten Abläufe. Über die ERP-Anfrageseite können Sie den passenden Unternehmensbereich wählen. Halten Sie danach Ihren Beispielvorgang, die heutige Schwierigkeit und das gewünschte Ergebnis für das Gespräch bereit.