ERP-Kosten vergleichen: Lizenzen, Einführung und eigener Aufwand

Erst denselben Projektumfang festlegen

Schreiben Sie vor dem Kostenvergleich auf, welche Abläufe zum Start im neuen ERP funktionieren sollen. Ein Angebot für Auftragsbearbeitung und Lager ist nicht direkt mit einer umfassenderen Einführung einschließlich weiterer Bereiche vergleichbar. Auch bei identischer Software kann der Dienstleistungsumfang erheblich abweichen. Die erste Frage lautet deshalb, welches Ergebnis jeder Anbieter tatsächlich kalkuliert hat.

Halten Sie die wichtigsten Annahmen fest. Wie viele Standorte sind einbezogen, welche anderen Systeme werden angebunden und welche Daten sollen übernommen werden? Welche Aufgaben übernehmen Ihre Mitarbeitenden? Eine unklare Vorleistung kann später Zeit und Geld beanspruchen, obwohl sie in der ersten Summe nicht auftaucht. Markieren Sie solche Punkte, bevor Sie einen scheinbar günstigeren Preis bewerten.

Der Microsoft-Leitfaden zur prozessbezogenen Einführung verbindet den Projektumfang mit den Geschäftsabläufen. Für Ihre Kalkulation heißt das, Kosten an einem gemeinsam beschriebenen Startumfang zu vergleichen. Zusätzliche Funktionen können als spätere Ausbaustufe getrennt angeboten werden.

Über die Anfrage für ERP-Systeme wählen Sie Ihren Unternehmensbereich und nennen PLZ sowie Kontaktdaten. Die Anfrage ist kostenfrei und unverbindlich. Den geplanten Umfang und Ihre Kostenfragen besprechen Sie anschließend mit dem Anbieter.

Lizenzrollen statt bloßer Mitarbeiterzahl betrachten

Ermitteln Sie, welche Aufgaben die späteren Nutzer im System ausführen. Eine Person bearbeitet möglicherweise Aufträge, eine andere erfasst Zeiten oder liest Auswertungen. Daraus können je nach Produkt unterschiedliche Lizenzanforderungen entstehen. Eine Gesamtzahl von Beschäftigten ist deshalb noch keine vollständige Grundlage für die Lizenzkalkulation.

Die Lizenzübersicht von Microsoft für Dynamics 365 unterscheidet beispielhaft Nutzer-, Geräte- und mandantenbezogene Lizenzen sowie verschiedene Nutzungsrechte. Diese Struktur gilt nicht automatisch für jeden ERP-Anbieter. Lassen Sie für die angebotene Lösung erläutern, welche Rollen und Nutzungen mit welchen Lizenzen abgedeckt sind.

Fragen Sie nach weiteren Abrechnungsgrößen. Werden zusätzliche Gesellschaften, Speicher, Schnittstellen oder bestimmte Kapazitäten gesondert berechnet? Gibt es unterschiedliche Konditionen für den ersten Vertragszeitraum und spätere Verlängerungen? Übernehmen Sie diese Angaben aus dem konkreten Angebot. Allgemeine Preislisten ersetzen die zu Ihrem Umfang passende Zusammenstellung nicht.

Prüfen Sie auch die Annahmen zum Wachstum. Wenn künftig weitere Nutzer hinzukommen, sollte nachvollziehbar sein, wie sich die Kosten verändern. Dafür braucht es keine spekulative Prognose über viele Jahre. Ein klar beschriebener zusätzlicher Standort oder eine weitere Nutzergruppe kann als eigene Variante genügen. So bleibt sichtbar, was bestätigt ist und was auf einer Planung beruht.

Die Einführung in überprüfbare Leistungen zerlegen

Lassen Sie Beratung, Einrichtung, Datenübernahme, Schnittstellen, Tests und Schulung verständlich beschreiben. Ein großer Posten “Implementierung” lässt offen, welche Arbeit enthalten ist. Fragen Sie insbesondere nach der Zahl und dem Zweck vorgesehener Probeläufe, der Behandlung von Fehlern und der Unterstützung beim tatsächlichen Start.

Die Microsoft-Dokumentation zur Teststrategie behandelt Tests als Teil des Einführungsverlaufs. Für Ihr Angebot sollte erkennbar sein, wer diese Arbeit übernimmt und welche Beteiligung der Fachbereiche erwartet wird. Eine Vorführung beim Verkauf ist nicht derselbe Leistungsumfang wie die Prüfung der fertig eingerichteten Lösung mit Ihren Abläufen.

Unterscheiden Sie Festpreise, Aufwandsschätzungen und offene Leistungen. Eine Schätzung kann sachgerecht sein, wenn der Umfang noch weiter geklärt werden muss. Sie sollte dann mit Annahmen und einem Verfahren für Änderungen verbunden sein. Fragen Sie, wann eine zusätzliche Beauftragung erforderlich wird und wer diese in Ihrem Unternehmen freigibt.

Kostenbereich	Passende Vergleichsfrage
Einrichtung	Welche Abläufe werden bis zu welchem Ergebnis umgesetzt?
Datenmigration	Welche Daten und welche Probeläufe sind enthalten?
Schnittstellen	Einrichtung, Tests und Fehlerbehandlung berücksichtigt?
Schulung	Welche Rollen lernen welche Aufgaben?
Startbegleitung	Welche Unterstützung ist tatsächlich vereinbart?
Erweiterungen	Gesonderte Option oder Voraussetzung für den Start?

Bewerten Sie auch die angebotene Reihenfolge. Wenn ein wesentlicher Punkt erst nach dem Kauf untersucht wird, bleibt dessen Aufwand zunächst offen. Eine begrenzte Voruntersuchung kann dann eine sinnvollere nächste Entscheidung sein als ein vermeintlich vollständiger Gesamtauftrag auf unsicherer Grundlage.

Eigene Mitarbeit und laufenden Betrieb mitrechnen

Ihr Team muss Anforderungen erklären, Daten bereinigen, Entscheidungen treffen und die Lösung prüfen. Planen Sie dafür echte Zeit ein. Eine Aufgabe wird nicht kostenlos, weil keine externe Rechnung entsteht. Sie kann andere Arbeit verdrängen oder zusätzliche Kapazität erfordern. Lassen Sie sich vom Anbieter sagen, welche internen Rollen wann gebraucht werden.

Rechnen Sie interne Stunden mit einem für Ihren Betrieb nachvollziehbaren Ansatz, wenn Sie den Gesamtaufwand vergleichen möchten. Kennzeichnen Sie die Annahmen und vermeiden Sie doppelte Erfassung. Wenn ein Workshop bereits als interne Mitarbeit eingeplant ist, darf dieselbe Zeit nicht nochmals als gesonderte Projektkoordination in die Rechnung eingehen.

Für den Betrieb gehören vereinbarte Betreuung, Updates, zusätzliche Erweiterungen und gegebenenfalls Infrastruktur in die Betrachtung. Fragen Sie, welche Leistungen der laufende Vertrag umfasst und was separat berechnet wird. Ein allgemeines Supportversprechen erklärt noch nicht, wer bei einem Fehler in einer angebundenen Fremdanwendung zuständig ist.

Wählen Sie für beide Angebote denselben Betrachtungszeitraum und denselben Steuerbezug. Stellen Sie einmalige und wiederkehrende Kosten getrennt dar. Offene Beträge bleiben als Unsicherheit sichtbar. Eine sauber beschriebene Lücke ist hilfreicher als eine selbst erfundene Zahl, die den Vergleich scheinbar vollständig macht.

Am Ende eine Entscheidung mit offenen Annahmen treffen

Ein Unternehmen kann beispielsweise zwei Angebote für denselben Startumfang erhalten. Das erste nennt niedrigere laufende Lizenzkosten, setzt aber mehr Datenbereinigung durch das eigene Team voraus. Das zweite enthält dafür zusätzliche Leistungen. Erst wenn diese Aufgaben und ihre Zuständigkeiten sichtbar sind, lässt sich die tatsächliche Differenz beurteilen.

Fragen Sie bei wesentlichen Unterschieden nach einer angepassten Angebotsfassung. Halten Sie fest, welche Leistung enthalten ist, welche Voraussetzung Ihr Unternehmen erfüllen muss und welche Entscheidung noch aussteht. Ein ERP-Projekt braucht keine scheinbar exakte Gesamtsumme, solange der Umfang noch offen ist. Es braucht eine belastbare Grundlage für den nächsten Auftragsschritt.

Bereiten Sie dafür Ihren Startumfang, die benötigten Nutzeraufgaben und die vorhandenen Datenquellen vor. Über die ERP-Anfrageseite können Sie passende Anbietergespräche beginnen und anschließend die Kosten für Ihr konkretes Vorhaben klären.