ERP-Kosten vergleichen: Lizenzen, Einführung und eigener Aufwand

Erst denselben Projektumfang festlegen

Schreiben Sie vor dem Kostenvergleich auf, welche Abläufe zum Start im neuen ERP funktionieren sollen. Ein Angebot für Auftragsbearbeitung und Lager ist nicht direkt mit einer umfassenderen Einführung einschließlich weiterer Bereiche vergleichbar. Auch bei identischer Software kann der Dienstleistungsumfang erheblich abweichen. Die erste Frage lautet deshalb, welches Ergebnis jeder Anbieter tatsächlich kalkuliert hat.

Halten Sie die wichtigsten Annahmen fest. Wie viele Standorte sind einbezogen, welche anderen Systeme werden angebunden und welche Daten sollen übernommen werden? Welche Aufgaben übernehmen Ihre Mitarbeitenden? Eine unklare Vorleistung kann später Zeit und Geld beanspruchen, obwohl sie in der ersten Summe nicht auftaucht. Markieren Sie solche Punkte, bevor Sie einen scheinbar günstigeren Preis bewerten.

Der Microsoft-Leitfaden zur prozessbezogenen Einführung verbindet den Projektumfang mit den Geschäftsabläufen. Für Ihre Kalkulation heißt das, Kosten an einem gemeinsam beschriebenen Startumfang zu vergleichen. Zusätzliche Funktionen können als spätere Ausbaustufe getrennt angeboten werden.

Über die Anfrage für ERP-Systeme wählen Sie Ihren Unternehmensbereich und nennen PLZ sowie Kontaktdaten. Die Anfrage ist kostenfrei und unverbindlich. Den geplanten Umfang und Ihre Kostenfragen besprechen Sie anschließend mit dem Anbieter.

Lizenzrollen statt bloßer Mitarbeiterzahl betrachten

Ermitteln Sie, welche Aufgaben die späteren Nutzer im System ausführen. Eine Person bearbeitet möglicherweise Aufträge, eine andere erfasst Zeiten oder liest Auswertungen. Daraus können je nach Produkt unterschiedliche Lizenzanforderungen entstehen. Eine Gesamtzahl von Beschäftigten ist deshalb noch keine vollständige Grundlage für die Lizenzkalkulation.

Die Lizenzübersicht von Microsoft für Dynamics 365 unterscheidet beispielhaft Nutzer-, Geräte- und mandantenbezogene Lizenzen sowie verschiedene Nutzungsrechte. Diese Struktur gilt nicht automatisch für jeden ERP-Anbieter. Lassen Sie für die angebotene Lösung erläutern, welche Rollen und Nutzungen mit welchen Lizenzen abgedeckt sind.

Fragen Sie nach weiteren Abrechnungsgrößen. Werden zusätzliche Gesellschaften, Speicher, Schnittstellen oder bestimmte Kapazitäten gesondert berechnet? Gibt es unterschiedliche Konditionen für den ersten Vertragszeitraum und spätere Verlängerungen? Übernehmen Sie diese Angaben aus dem konkreten Angebot. Allgemeine Preislisten ersetzen die zu Ihrem Umfang passende Zusammenstellung nicht.

Prüfen Sie auch die Annahmen zum Wachstum. Wenn künftig weitere Nutzer hinzukommen, sollte nachvollziehbar sein, wie sich die Kosten verändern. Dafür braucht es keine spekulative Prognose über viele Jahre. Ein klar beschriebener zusätzlicher Standort oder eine weitere Nutzergruppe kann als eigene Variante genügen. So bleibt sichtbar, was bestätigt ist und was auf einer Planung beruht.

Die Einführung in überprüfbare Leistungen zerlegen

Lassen Sie Beratung, Einrichtung, Datenübernahme, Schnittstellen, Tests und Schulung verständlich beschreiben. Ein großer Posten “Implementierung” lässt offen, welche Arbeit enthalten ist. Fragen Sie insbesondere nach der Zahl und dem Zweck vorgesehener Probeläufe, der Behandlung von Fehlern und der Unterstützung beim tatsächlichen Start.

Die Microsoft-Dokumentation zur Teststrategie behandelt Tests als Teil des Einführungsverlaufs. Für Ihr Angebot sollte erkennbar sein, wer diese Arbeit übernimmt und welche Beteiligung der Fachbereiche erwartet wird. Eine Vorführung beim Verkauf ist nicht derselbe Leistungsumfang wie die Prüfung der fertig eingerichteten Lösung mit Ihren Abläufen.

Unterscheiden Sie Festpreise, Aufwandsschätzungen und offene Leistungen. Eine Schätzung kann sachgerecht sein, wenn der Umfang noch weiter geklärt werden muss. Sie sollte dann mit Annahmen und einem Verfahren für Änderungen verbunden sein. Fragen Sie, wann eine zusätzliche Beauftragung erforderlich wird und wer diese in Ihrem Unternehmen freigibt.

Kostenbereich	Passende Vergleichsfrage
Einrichtung	Welche Abläufe werden bis zu welchem Ergebnis umgesetzt?
Datenmigration	Welche Daten und welche Probeläufe sind enthalten?
Schnittstellen	Einrichtung, Tests und Fehlerbehandlung berücksichtigt?
Schulung	Welche Rollen lernen welche Aufgaben?
Startbegleitung	Welche Unterstützung ist tatsächlich vereinbart?
Erweiterungen	Gesonderte Option oder Voraussetzung für den Start?

Bewerten Sie auch die angebotene Reihenfolge. Wenn ein wesentlicher Punkt erst nach dem Kauf untersucht wird, bleibt dessen Aufwand zunächst offen. Eine begrenzte Voruntersuchung kann dann eine sinnvollere nächste Entscheidung sein als ein vermeintlich vollständiger Gesamtauftrag auf unsicherer Grundlage.

Eigene Mitarbeit und laufenden Betrieb mitrechnen

Ihr Team muss Anforderungen erklären, Daten bereinigen, Entscheidungen treffen und die Lösung prüfen. Planen Sie dafür echte Zeit ein. Eine Aufgabe wird nicht kostenlos, weil keine externe Rechnung entsteht. Sie kann andere Arbeit verdrängen oder zusätzliche Kapazität erfordern. Lassen Sie sich vom Anbieter sagen, welche internen Rollen wann gebraucht werden.

Rechnen Sie interne Stunden mit einem für Ihren Betrieb nachvollziehbaren Ansatz, wenn Sie den Gesamtaufwand vergleichen möchten. Kennzeichnen Sie die Annahmen und vermeiden Sie doppelte Erfassung. Wenn ein Workshop bereits als interne Mitarbeit eingeplant ist, darf dieselbe Zeit nicht nochmals als gesonderte Projektkoordination in die Rechnung eingehen.

Für den Betrieb gehören vereinbarte Betreuung, Updates, zusätzliche Erweiterungen und gegebenenfalls Infrastruktur in die Betrachtung. Fragen Sie, welche Leistungen der laufende Vertrag umfasst und was separat berechnet wird. Ein allgemeines Supportversprechen erklärt noch nicht, wer bei einem Fehler in einer angebundenen Fremdanwendung zuständig ist.

Wählen Sie für beide Angebote denselben Betrachtungszeitraum und denselben Steuerbezug. Stellen Sie einmalige und wiederkehrende Kosten getrennt dar. Offene Beträge bleiben als Unsicherheit sichtbar. Eine sauber beschriebene Lücke ist hilfreicher als eine selbst erfundene Zahl, die den Vergleich scheinbar vollständig macht.

Am Ende eine Entscheidung mit offenen Annahmen treffen

Ein Unternehmen kann beispielsweise zwei Angebote für denselben Startumfang erhalten. Das erste nennt niedrigere laufende Lizenzkosten, setzt aber mehr Datenbereinigung durch das eigene Team voraus. Das zweite enthält dafür zusätzliche Leistungen. Erst wenn diese Aufgaben und ihre Zuständigkeiten sichtbar sind, lässt sich die tatsächliche Differenz beurteilen.

Fragen Sie bei wesentlichen Unterschieden nach einer angepassten Angebotsfassung. Halten Sie fest, welche Leistung enthalten ist, welche Voraussetzung Ihr Unternehmen erfüllen muss und welche Entscheidung noch aussteht. Ein ERP-Projekt braucht keine scheinbar exakte Gesamtsumme, solange der Umfang noch offen ist. Es braucht eine belastbare Grundlage für den nächsten Auftragsschritt.

Das Vergleichsblatt mit einem konkreten Startumfang beginnen

Benennen Sie die Abläufe, die zum vereinbarten Start tatsächlich funktionieren sollen. Ordnen Sie jedem Ablauf ein nachvollziehbares Ergebnis zu, beispielsweise einen vom Auftrag bis zum Versand bearbeiteten Geschäftsvorgang. Lassen Sie die Anbieter erklären, welche ihrer Leistungen dieses Ergebnis abdecken. So bleibt die Kostenübersicht auf eine beschriebene Aufgabe bezogen, statt Funktionen aus unterschiedlich weit gefassten Angeboten zu addieren.

Trennen Sie den bestätigten Startumfang von später gewünschten Ausbaustufen. Eine zusätzliche Anbindung kann als Option sinnvoll sein, sollte aber nicht gleichzeitig bei einem Anbieter enthalten und beim anderen stillschweigend vorausgesetzt werden. Kennzeichnen Sie diese Unterschiede. Der ergänzende Ratgeber zur ERP-Einführung, Schulung und Startbegleitung unterstützt die Zuordnung der Leistungen rund um den tatsächlichen Betriebsbeginn.

Stimmen Sie außerdem den betrachteten Zeitraum ab. Führen Sie einmalige Arbeiten und wiederkehrende Zahlungen getrennt auf, bevor Sie sie zusammenrechnen. Verwenden Sie für beide Angebote dieselbe Laufzeitannahme und lassen Sie noch unbekannte Beträge offen. Ein rechnerisch genauer Endwert ist nicht belastbar, wenn ein wesentlicher benötigter Leistungsbereich bisher nur als mögliche Zusatzaufgabe bezeichnet wurde.

Die Lizenzaufstellung mit den Nutzeraufgaben abgleichen

Stellen Sie Gruppen von tatsächlichen Aufgaben zusammen: Wer bearbeitet Stammdaten, wer führt Geschäftsvorgänge aus und wer benötigt nur bestimmte Informationen? Lassen Sie den Anbieter diese Beschreibung in die zum Produkt gehörenden Nutzungsrechte übersetzen. Die passende Lizenz folgt nicht allein aus der Stellenbezeichnung. Eine Person kann mehrere Aufgaben haben, die in der angebotenen Lizenzzusammenstellung gemeinsam abgedeckt sein müssen.

Microsoft beschreibt seine Dynamics-365-Lizenzstruktur als produktbezogene Orientierung und verweist für verbindliche Rechte auf die maßgeblichen Vertrags- und Produktbedingungen. Nutzen Sie das als Frage für jedes Angebot: Welche Unterlage trägt die vorgeschlagene Nutzung und auf welchen Stand bezieht sich die Auskunft? Verallgemeinern Sie eine Rolle oder Lizenzart dieses Cloudprodukts nicht auf andere ERP-Systeme oder einen anders betriebenen Produktstand.

Lassen Sie die Berechnung ändern, wenn eine Nutzergruppe hinzukommt oder Aufgaben anders verteilt werden. Halten Sie die geänderten Annahmen bei derselben Angebotsfassung fest. Ein ursprünglich günstiger Preis für weniger Rechte ist keine Aussage über den später tatsächlich benötigten Umfang. Fragen Sie zudem, welche Anpassung während der Vertragslaufzeit möglich ist und welche Bindung dabei bestehen bleibt.

Interne Mitarbeit mit konkreten Aufgaben planen

Benennen Sie für Datenaufbereitung, Entscheidungen und Tests die jeweils benötigten internen Rollen. Fragen Sie den Anbieter, welche Vorbereitung er zu welchem Zeitpunkt erwartet. Eine allgemeine Angabe „Kunde liefert Daten“ lässt offen, wer deren Zustand prüft und fehlende Informationen ergänzt. Ordnen Sie diese Aufgabe dem Projekt zu, bevor Sie den externen Dienstleistungspreis als vollständigen Einführungsaufwand betrachten.

Bei Tests sollte erkennbar sein, wer Fälle vorbereitet, Ergebnisse beurteilt und eine Korrektur erneut prüft. Lassen Sie die vorgesehenen Leistungen dem beschriebenen Startumfang zuordnen. Ihr Team braucht dafür verfügbare Zeit und Zugriff auf die notwendigen Informationen. Eine kostenlose Verkaufspräsentation ist kein Ersatz für die Prüfung der für Ihren Betrieb eingerichteten Lösung; beides gehört in unterschiedliche Phasen des Vergleichs.

Planen Sie bei einer internen Kostenrechnung nachvollziehbare eigene Ansätze. Kennzeichnen Sie Annahmen und vermeiden Sie doppelte Buchung derselben Zeit. Wenn beispielsweise ein Fachbereich an einem Workshop teilnimmt, sollte diese Mitarbeit nicht nochmals pauschal als dieselbe Vorbereitung gerechnet werden. Ziel ist keine scheinbar objektive allgemeine Marktzahl, sondern eine für Ihren Betrieb verständliche Gegenüberstellung der tatsächlich benötigten Arbeit.

Änderungen und laufenden Betrieb vor dem Auftrag einordnen

Bitten Sie den Anbieter um einen beschriebenen Weg für Änderungen am Umfang. Wer meldet den Bedarf, welche Auswirkungen werden bewertet und ab wann ist eine zusätzliche Beauftragung nötig? Halten Sie diesen Ablauf auch für intern gewünschte Erweiterungen fest. Eine neue Anforderung kann fachlich sinnvoll sein, sollte für die Entscheidung aber mit ihrem Einfluss auf Kosten, Termin und Startumfang sichtbar bleiben.

Fragen Sie beim laufenden Vertrag nach den enthaltenen Betreuungsaufgaben. Eine allgemeine Supportbezeichnung beantwortet noch nicht, wer eine Störung in einer Schnittstelle untersucht oder eine Anpassung nach einem Update übernimmt. Lassen Sie Zuständigkeiten und zusätzlich abgerechnete Leistungen am angebotenen System erläutern. Stellen Sie die Antwort neben die Preisangaben, damit der Betreuungsumfang zum Vergleichszeitraum passt.

Bewahren Sie den zuletzt bestätigten Stand mit Lizenzaufstellung, Leistungsbeschreibung und offenen Annahmen zusammen auf. Wenn ein Anbieter sein Angebot überarbeitet, gleichen Sie die betroffenen Positionen erneut ab. So können Sie die endgültige Entscheidung auf denselben Umfang beziehen und nachvollziehen, welcher Preisunterschied nach Klärung der offenen Leistungen tatsächlich verbleibt.

Fragen zu ERP-Kosten und Projektumfang

Warum reicht ein Lizenzpreis pro Monat nicht aus?

Er beschreibt nicht automatisch Einrichtung, Datenübernahme, Schnittstellen, Tests oder interne Mitarbeit. Prüfen Sie den angebotenen Umfang und die enthaltenen Nutzungsrechte. Stellen Sie einmalige und laufende Kosten über denselben Zeitraum gegenüber. Fehlende Leistungen sollten vor der Entscheidung erklärt werden, statt sie als kostenlos vorauszusetzen.

Wie behandle ich noch unbekannte Einführungskosten?

Kennzeichnen Sie die offene Position und fragen Sie nach der benötigten Klärung. Lassen Sie zwischen Festpreis, begründeter Schätzung und noch nicht angebotenem Umfang unterscheiden. Eine gezielte Voruntersuchung kann den nächsten Auftragsschritt vorbereiten. Verwenden Sie keine selbst erfundene Zahl, um eine ungesicherte Gesamtsumme vollständig erscheinen zu lassen.

Welche Angaben helfen bei der Lizenzplanung?

Beschreiben Sie die tatsächlich auszuführenden Aufgaben und die dafür vorgesehenen Nutzergruppen. Lassen Sie diese auf die konkreten Produktrechte und Vertragsbedingungen beziehen. Die Mitarbeiterzahl allein ist keine vollständige Rollenbeschreibung. Halten Sie geplante Erweiterungen als eigene Variante fest, damit sie nicht unbemerkt in den ersten Vergleich einfließen.

Wie kann ich zwei überarbeitete Angebote zuverlässig vergleichen?

Verwenden Sie denselben Startumfang, dieselben Annahmen und denselben Betrachtungszeitraum. Ordnen Sie jeder Position enthaltene Leistung, eigene Vorarbeit und offene Frage zu. Bewahren Sie die bestätigte Fassung auf und klären Sie Abweichungen. So lässt sich ein Preisunterschied dem tatsächlichen Umfang zuordnen.

Den ERP-Umfang mit passenden Anbietern konkretisieren

Bereiten Sie dafür Ihren Startumfang, die benötigten Nutzeraufgaben und die vorhandenen Datenquellen vor. Über die ERP-Anfrageseite können Sie passende Anbietergespräche beginnen und anschließend die Kosten für Ihr konkretes Vorhaben klären.