ERP-Demo vorbereiten: Einen eigenen Geschäftsfall vollständig zeigen lassen

Wählen Sie einen Vorgang, den Ihr Team gut kennt

Für eine aussagekräftige Demo eignet sich ein Geschäftsvorfall, den mehrere Beteiligte aus dem Alltag kennen. Ein Handelsunternehmen kann eine Bestellung mit Lagerware und einem nachzubestellenden Artikel wählen. Ein Dienstleister kann einen Auftrag mit mehreren Leistungsabschnitten und anschließender Abrechnung verwenden. Wichtig ist, dass Sie den Ablauf und seine Schwierigkeiten erklären können.

Bereiten Sie neutrale Beispieldaten vor. Verwenden Sie erfundene Kunden und unkritische Artikelbezeichnungen. Die Daten sollen die fachlichen Eigenschaften des Falls zeigen, nicht echte Personen oder vertrauliche Konditionen offenlegen. Geben Sie dem Anbieter vorab genügend Informationen, damit er die passende Umgebung vorbereiten und offene Voraussetzungen benennen kann.

Über die Anfrage für ein ERP-System wählen Sie den Unternehmensbereich und nennen PLZ sowie Kontaktdaten. Die Anfrage ist kostenfrei und unverbindlich. Den vorbereiteten Demofall besprechen Sie danach mit dem Anbieter.

Den Fall vom Beginn bis zum Ergebnis verfolgen

Lassen Sie den Vorgang zusammenhängend zeigen. Beim Handelsbeispiel beginnt er mit dem Auftrag, führt über Verfügbarkeit und Lieferung und endet bei den benötigten Belegen und dem nachvollziehbaren Status. Wechseln Sie dabei bewusst zwischen den Rollen, die im Alltag beteiligt sind. So wird sichtbar, ob die Information dort ankommt, wo sie gebraucht wird.

Notieren Sie vorab, welche Ergebnisse Sie sehen möchten. Kann der Verkauf offene Mengen erkennen? Findet das Lager die freigegebenen Positionen? Kann die Buchhaltung den Vorgang ohne erneute Erfassung zuordnen? Die Demo muss nicht jede denkbare Funktion vorführen. Sie soll Ihre wichtigsten Fragen an einem vollständigen Ablauf beantworten.

Der auf Dynamics 365 bezogene Microsoft-Leitfaden zur Teststrategie betrachtet unter anderem Geschäftsabläufe, Daten und Integrationen als zusammengehörige Prüfbereiche. Eine frühe Demo ist noch keine abschließende Projektabnahme. Sie kann aber dieselbe Aufmerksamkeit für den gesamten Vorgang nutzen.

Eine Änderung macht den Arbeitsaufwand sichtbar

Nachdem der Normalfall verständlich ist, ändern Sie eine realistische Voraussetzung. Der Kunde reduziert beispielsweise die noch offene Menge nach einer Teillieferung. Lassen Sie zeigen, welche Rolle die Änderung ausführt, welche Informationen andere Beteiligte sehen und welche Schritte anschließend nötig sind. Gerade hier wird erkennbar, ob die Lösung zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Bleiben Sie bei einer fachlich relevanten Ausnahme. Eine Sammlung beliebiger Überraschungsfragen bringt weniger als ein gut gewählter Fall, der tatsächlich häufig vorkommt. Geben Sie dem Anbieter Gelegenheit, den vorgesehenen Weg zu erklären. Wenn eine Einrichtung fehlt, sollte sie als offener Punkt benannt werden, statt durch einen Sprung auf eine andere Folie zu verschwinden.

Fragen Sie auch nach Fehlerkorrekturen. Was tut ein Anwender, wenn er eine falsche Menge erfasst hat? Welche Rückmeldung erhält er bei einer fehlenden Angabe? Sie müssen keine technischen Fehler provozieren. Es geht darum, den normalen Umgang mit alltäglichen Abweichungen nachvollziehen zu können.

Mitarbeitende sollen selbst einen Teil bedienen

Wenn eine geeignete Testumgebung bereitsteht, lassen Sie nach Einweisung eine Person aus dem Fachbereich einen begrenzten Teil des Falls ausführen. Beobachten Sie, wo sie Informationen sucht und welche Begriffe unklar sind. Das gibt einen anderen Eindruck als die Bedienung durch einen erfahrenen Vorführer.

Bewerten Sie dabei nicht nur die Zahl der Klicks. Ein zusätzlicher sinnvoller Kontrollschritt kann hilfreich sein, während eine schnelle Folge unverständlicher Masken im Alltag Fehler begünstigt. Fragen Sie, welche Anpassungen der Ansicht vorgesehen sind und welche Schulung dafür nötig wäre. Halten Sie nachvollziehbare Beobachtungen fest.

Achten Sie außerdem auf den verwendeten Benutzerzugang. Eine Vorführung mit weitreichenden Administrationsrechten zeigt nicht automatisch den späteren Arbeitsplatz einer Sachbearbeitung. Lassen Sie die für Ihren Fall vorgesehenen Rollen und ihre Möglichkeiten erklären. Vertrauliche oder produktive Daten sind für diese Demonstration nicht erforderlich.

Gesehen, erläutert oder noch offen unterscheiden

Erstellen Sie ein kurzes Protokoll mit dem tatsächlichen Nachweisstand:

Frage	Beobachtung	Noch zu klären
Offene Restmenge erkennen	Im vorgeführten Fall sichtbar	Welche Einrichtung war nötig?
Änderung nach Teillieferung	Schritt wurde gezeigt	Welche Rollen dürfen ändern?
Übergabe an Buchhaltung	Nur mündlich erläutert	Zusammenhängende Demonstration vereinbaren
Shopanbindung	Anderes System nicht verbunden	Austausch an einem passenden Testfall prüfen

Unterscheiden Sie im Protokoll, welche Funktionen gezeigt und welche lediglich erläutert wurden. Damit erhalten alle Beteiligten eine nachvollziehbare Grundlage für die weitere Auswahl. Manche Punkte benötigen einen gesonderten Termin oder eine konfigurierte Umgebung. Halten Sie fest, was wann nachgewiesen werden soll.

Fragen Sie zu wichtigen Funktionen, ob sie zum angebotenen Standard gehören, eingerichtet werden oder zusätzlich entwickelt werden müssen. Der Microsoft-Leitfaden zur Anforderungsdefinition ordnet Anforderungen und Testfälle den Geschäftsprozessen zu. Er behandelt Dynamics 365; die Vorgehensweise lässt sich als Planungshilfe für Ihre Auswahl verwenden. Ihre Demoaufzeichnungen können den späteren Abgleich zwischen erwartetem und gezeigtem Ablauf vorbereiten.

Mehrere Anbieter nach demselben Fall bewerten

Verwenden Sie für weitere Demos denselben Kernfall und dieselben gewünschten Ergebnisse. Lassen Sie Unterschiede zu, wenn ein Anbieter einen anderen sinnvollen Prozess vorschlägt. Dokumentieren Sie dann, was sich für Ihre Mitarbeitenden ändert. Sie vergleichen Arbeitsmöglichkeiten, nicht die Fähigkeit, Ihre bisherige Oberfläche nachzubauen.

Bewerten Sie direkt nach dem Termin mit den beteiligten Fachbereichen. Wo wurde das Ziel erreicht, wo entstand zusätzlicher Aufwand und wo fehlen noch Informationen? Trennen Sie diese Punkte vom allgemeinen Eindruck der Präsentation. Eine sympathische Beratung ist hilfreich, beantwortet aber nicht allein die fachliche Eignung.

Eine kurze Fallbeschreibung vor dem Termin versenden

Geben Sie dem Anbieter einen verständlichen Ablauf in der Sprache Ihres Betriebs. Beschreiben Sie den Ausgangspunkt, die beteiligten Rollen und das gewünschte Ergebnis. Beim Handelsbeispiel könnte der Verkauf den Auftrag anlegen, das Lager eine verfügbare Teilmenge bearbeiten und die Buchhaltung die zugehörigen Informationen erhalten. Benennen Sie, welche dieser Übergaben Sie tatsächlich sehen möchten.

Ergänzen Sie die Eigenschaften der Beispieldaten, die für die Entscheidung wichtig sind. Vielleicht gibt es unterschiedliche Verpackungseinheiten, eine kundenspezifische Artikelbezeichnung oder einen Auftrag mit mehreren Lieferadressen. Verwenden Sie nur Merkmale, die Ihren Fall fachlich prägen. Der Anbieter soll erkennen können, was vorbereitet werden muss, ohne aus einer ungeordneten Datensammlung die eigentliche Frage erraten zu müssen.

Bitten Sie um Rückmeldung zu fehlenden Voraussetzungen. Wird eine bestimmte Erweiterung benötigt? Kann eine Schnittstelle im Termin verbunden werden? Welche Teile müssen in einer getrennten Demonstration gezeigt werden? Wenn Sie diese Punkte vorher kennen, können Sie die richtigen Fachleute hinzuziehen und die verfügbare Zeit auf die entscheidenden Fragen richten.

Die gezeigte Lösung dem angebotenen Umfang zuordnen

Notieren Sie während der Demo, in welcher Umgebung und mit welchen Erweiterungen gearbeitet wird. Lassen Sie zu einem wichtigen Ergebnis erklären, welche Bestandteile dafür nötig waren. Ein vorgeführter Ablauf kann Standardfunktionen, Einrichtung und zusätzliche Komponenten miteinander verbinden. Für Ihre Auswahl zählt, welche dieser Bestandteile im späteren Angebot tatsächlich enthalten sind.

Fragen Sie bei einer vorbereiteten Sonderlösung nach ihrem weiteren Weg im Projekt. Wer richtet sie für Ihren Betrieb ein, wer betreut sie später und wie wird ihre Funktion bei Änderungen geprüft? Der Anbieter kann diese Fragen unterschiedlich beantworten. Halten Sie die konkrete Antwort fest, bevor Sie Aufwand und Leistungsumfang verschiedener Angebote vergleichen.

Eine Produktpräsentation kann mögliche Arbeitsweisen zeigen. Sie ersetzt noch keine verbindliche Festlegung des gesamten Projekts. Übertragen Sie deshalb entscheidende Demoergebnisse in die spätere Leistungsbeschreibung. Wenn ein Ablauf für Ihre Auswahl ausschlaggebend ist, sollte klar sein, wie seine Umsetzung und sein Nachweis vereinbart werden. Allgemeine Begeisterung über die Oberfläche ist dafür zu ungenau.

Schnittstellen an einer nachvollziehbaren Übergabe betrachten

Wählen Sie eine Datenübergabe, die für Ihren Geschäftsvorgang wichtig ist. Beispielsweise soll ein Auftrag aus einem vorgelagerten System ankommen oder eine benötigte Information für die weitere Bearbeitung bereitstehen. Lassen Sie den Startpunkt, die übertragenen Inhalte und den erkennbaren Zielzustand erläutern. Nur wenn die Verbindung in der Testumgebung tatsächlich eingerichtet ist, kann die Übergabe dort vorgeführt werden.

Fragen Sie zusätzlich, wie ein fachlich unvollständiger Vorgang erkannt und geklärt würde. Wer sieht die Meldung, wer darf korrigieren und wie wird die weitere Bearbeitung nachvollzogen? Sie müssen dafür keinen technischen Ausfall auslösen. Ein vorbereiteter, unkritischer Ausnahmefall kann helfen, die vorgesehene Arbeitsteilung zu verstehen. Kennzeichnen Sie eine reine Erläuterung im Protokoll entsprechend.

Der Ratgeber zur Planung von Schnittstellen zwischen Shop, Buchhaltung und Lager vertieft diese Vorbereitung. Für den späteren Umgang mit neuen Rollen und Abläufen ergänzt der neuere Artikel zur ERP-Schulung und Startbegleitung die Auswahl. Ein gut gezeigter Prozess soll schließlich auch von Ihrem Team bedient werden können.

Beobachtungen gemeinsam auswerten und gewichten

Lassen Sie die beteiligten Fachbereiche ihre Beobachtungen zunächst konkret beschreiben. Was konnte die Person erledigen? An welcher Stelle brauchte sie Hilfe? Welche Information fehlte? Solche Aussagen lassen sich später mit einer weiteren Vorführung abgleichen. Eine pauschale Bewertung wie „wirkte kompliziert“ sollten Sie mit dem betreffenden Arbeitsschritt verbinden.

Gewichten Sie die Punkte nach ihrer Bedeutung für den Betrieb. Ein fehlender Nachweis für einen zentralen Ablauf verdient eine andere Behandlung als eine gewöhnungsbedürftige Bezeichnung. Legen Sie fest, welche Frage vor einer Auswahl geklärt sein muss und welcher Punkt in der weiteren Projektplanung bearbeitet werden kann. Die Prioritäten bestimmt Ihr Bedarf, nicht die Reihenfolge der vorgeführten Menüs.

Wenn Sie nach dem Termin einen anderen Prozess bevorzugen, halten Sie auch diesen Unterschied fest. Vielleicht werden Freigaben neu verteilt oder Arbeitsschritte gebündelt. Besprechen Sie mit den betroffenen Personen, ob das praktikabel ist. Eine ERP-Auswahl wird aussagekräftiger, wenn Sie die vorgesehene Arbeitsweise mitbewerten und offene organisatorische Entscheidungen sichtbar machen.

Einen Nachtermin auf die größte offene Frage begrenzen

Formulieren Sie für einen weiteren Termin ein konkretes gewünschtes Ergebnis. Wenn die Übergabe an die Buchhaltung ungeklärt blieb, nennen Sie den betreffenden Vorgang und die Information, die dort ankommen soll. Bitten Sie um Rückmeldung, welche Umgebung dafür benötigt wird und wer teilnehmen sollte. So kann der Anbieter den passenden Nachweis vorbereiten.

Übernehmen Sie den neuen Befund anschließend in dasselbe Protokoll. Ein geklärter Punkt wird mit seinem tatsächlichen Nachweis ergänzt; verbleibende Einschränkungen bleiben sichtbar. Damit lässt sich die Auswahlentscheidung später auch für Personen erklären, die nicht an allen Vorführungen teilgenommen haben. Bewahren Sie neben der Bewertung den verwendeten Fall und den angebotenen Umfang auf.

Fragen zur Vorbereitung einer ERP-Demo

Muss ich für die Demo echte Kundendaten bereitstellen?

Für die fachliche Vorführung können Sie neutrale Beispieldaten verwenden, die die wichtigen Eigenschaften Ihres Falls abbilden. Beschreiben Sie besondere Artikelmerkmale, Rollen und Übergaben verständlich. Stimmen Sie die benötigte Datenbasis vorab ab, ohne vertrauliche Informationen ungeplant in die Vorführumgebung zu übertragen.

Was tun, wenn eine wichtige Funktion nur erläutert wird?

Halten Sie sie als erläutert und noch nachzuweisen fest. Fragen Sie, welche Vorbereitung für eine passende Vorführung nötig ist und wie der Nachweis erfolgen soll. Ein gesonderter Termin kann sinnvoll sein, wenn die benötigte Umgebung oder Verbindung im ersten Gespräch fehlt.

Wie erkenne ich zusätzliche Projektleistungen in der Vorführung?

Lassen Sie zu den entscheidenden Abläufen erklären, welche Standardfunktionen, Einstellungen, Erweiterungen oder individuellen Entwicklungen verwendet werden. Ordnen Sie diese Bestandteile dem späteren Angebot zu. Halten Sie offene Fragen zu Einrichtung, Betreuung und Prüfung als konkrete Aufgaben für die weitere Auswahl fest.

Sollte mein Team während der Demo selbst arbeiten?

Wenn eine geeignete Testumgebung vorbereitet ist, kann eine eingewiesene Person einen begrenzten Teil des Falls ausführen. Beobachten Sie dabei Informationssuche, Begriffe und nötige Unterstützung. Vereinbaren Sie vorher passende Zugänge und Beispieldaten, damit die Übung zum vorgesehenen Arbeitsplatz passt.

Aus der Demo eine konkrete nächste Entscheidung ableiten

Vielleicht reicht das Ergebnis für eine engere Auswahl. Vielleicht muss eine kritische Schnittstelle zunächst genauer untersucht werden. Benennen Sie den nächsten Schritt anhand der größten offenen Frage. Eine weitere allgemeine Präsentation hilft wenig, wenn nur noch eine bestimmte Datenübergabe ungeklärt ist.

Bewahren Sie den Demofall und das Protokoll beim Projekt auf. Sie können später prüfen, ob Angebot und umgesetzte Lösung die besprochenen Aufgaben abdecken. Für den Einstieg in passende Anbietergespräche nutzen Sie die ERP-Anfrage und halten Ihren Beispielauftrag für das folgende Gespräch bereit.