ERP-Demo vorbereiten: Einen eigenen Geschäftsfall vollständig zeigen lassen

Wählen Sie einen Vorgang, den Ihr Team gut kennt

Für eine aussagekräftige Demo eignet sich ein Geschäftsvorfall, den mehrere Beteiligte aus dem Alltag kennen. Ein Handelsunternehmen kann eine Bestellung mit Lagerware und einem nachzubestellenden Artikel wählen. Ein Dienstleister kann einen Auftrag mit mehreren Leistungsabschnitten und anschließender Abrechnung verwenden. Wichtig ist, dass Sie den Ablauf und seine Schwierigkeiten erklären können.

Bereiten Sie neutrale Beispieldaten vor. Verwenden Sie erfundene Kunden und unkritische Artikelbezeichnungen. Die Daten sollen die fachlichen Eigenschaften des Falls zeigen, nicht echte Personen oder vertrauliche Konditionen offenlegen. Geben Sie dem Anbieter vorab genügend Informationen, damit er die passende Umgebung vorbereiten und offene Voraussetzungen benennen kann.

Über die Anfrage für ein ERP-System wählen Sie den Unternehmensbereich und nennen PLZ sowie Kontaktdaten. Die Anfrage ist kostenfrei und unverbindlich. Den vorbereiteten Demofall besprechen Sie danach mit dem Anbieter.

Den Fall vom Beginn bis zum Ergebnis verfolgen

Lassen Sie den Vorgang zusammenhängend zeigen. Beim Handelsbeispiel beginnt er mit dem Auftrag, führt über Verfügbarkeit und Lieferung und endet bei den benötigten Belegen und dem nachvollziehbaren Status. Wechseln Sie dabei bewusst zwischen den Rollen, die im Alltag beteiligt sind. So wird sichtbar, ob die Information dort ankommt, wo sie gebraucht wird.

Notieren Sie vorab, welche Ergebnisse Sie sehen möchten. Kann der Verkauf offene Mengen erkennen? Findet das Lager die freigegebenen Positionen? Kann die Buchhaltung den Vorgang ohne erneute Erfassung zuordnen? Die Demo muss nicht jede denkbare Funktion vorführen. Sie soll Ihre wichtigsten Fragen an einem vollständigen Ablauf beantworten.

Der Microsoft-Leitfaden zur Teststrategie betrachtet unter anderem Geschäftsabläufe, Daten und Integrationen als zusammengehörige Prüfbereiche. Eine frühe Demo ist noch keine abschließende Projektabnahme. Sie kann aber dieselbe Aufmerksamkeit für den gesamten Vorgang nutzen.

Eine Änderung macht den Arbeitsaufwand sichtbar

Nachdem der Normalfall verständlich ist, ändern Sie eine realistische Voraussetzung. Der Kunde reduziert beispielsweise die noch offene Menge nach einer Teillieferung. Lassen Sie zeigen, welche Rolle die Änderung ausführt, welche Informationen andere Beteiligte sehen und welche Schritte anschließend nötig sind. Gerade hier wird erkennbar, ob die Lösung zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Bleiben Sie bei einer fachlich relevanten Ausnahme. Eine Sammlung beliebiger Überraschungsfragen bringt weniger als ein gut gewählter Fall, der tatsächlich häufig vorkommt. Geben Sie dem Anbieter Gelegenheit, den vorgesehenen Weg zu erklären. Wenn eine Einrichtung fehlt, sollte sie als offener Punkt benannt werden, statt durch einen Sprung auf eine andere Folie zu verschwinden.

Fragen Sie auch nach Fehlerkorrekturen. Was tut ein Anwender, wenn er eine falsche Menge erfasst hat? Welche Rückmeldung erhält er bei einer fehlenden Angabe? Sie müssen keine technischen Fehler provozieren. Es geht darum, den normalen Umgang mit alltäglichen Abweichungen nachvollziehen zu können.

Mitarbeitende sollen selbst einen Teil bedienen

Wenn eine geeignete Testumgebung bereitsteht, lassen Sie nach Einweisung eine Person aus dem Fachbereich einen begrenzten Teil des Falls ausführen. Beobachten Sie, wo sie Informationen sucht und welche Begriffe unklar sind. Das gibt einen anderen Eindruck als die Bedienung durch einen erfahrenen Vorführer.

Bewerten Sie dabei nicht nur die Zahl der Klicks. Ein zusätzlicher sinnvoller Kontrollschritt kann hilfreich sein, während eine schnelle Folge unverständlicher Masken im Alltag Fehler begünstigt. Fragen Sie, welche Anpassungen der Ansicht vorgesehen sind und welche Schulung dafür nötig wäre. Halten Sie nachvollziehbare Beobachtungen fest.

Achten Sie außerdem auf den verwendeten Benutzerzugang. Eine Vorführung mit weitreichenden Administrationsrechten zeigt nicht automatisch den späteren Arbeitsplatz einer Sachbearbeitung. Lassen Sie die für Ihren Fall vorgesehenen Rollen und ihre Möglichkeiten erklären. Vertrauliche oder produktive Daten sind für diese Demonstration nicht erforderlich.

Gesehen, erläutert oder noch offen unterscheiden

Erstellen Sie ein kurzes Protokoll mit dem tatsächlichen Nachweisstand:

Frage	Beobachtung	Noch zu klären
Offene Restmenge erkennen	Im vorgeführten Fall sichtbar	Welche Einrichtung war nötig?
Änderung nach Teillieferung	Schritt wurde gezeigt	Welche Rollen dürfen ändern?
Übergabe an Buchhaltung	Nur mündlich erläutert	Zusammenhängende Demonstration vereinbaren
Shopanbindung	Anderes System nicht verbunden	Austausch an einem passenden Testfall prüfen

Ein mündlich erklärter Funktionsumfang ist keine vorgeführte Eigenschaft. Das ist kein Vorwurf an den Anbieter, sondern eine saubere Grundlage für die weitere Auswahl. Manche Punkte benötigen einen gesonderten Termin oder eine konfigurierte Umgebung. Halten Sie fest, was wann nachgewiesen werden soll.

Fragen Sie zu wichtigen Funktionen, ob sie zum angebotenen Standard gehören, eingerichtet werden oder zusätzlich entwickelt werden müssen. Der Microsoft-Leitfaden zur Anforderungsdefinition verbindet Anforderungen mit nachvollziehbaren Akzeptanzkriterien. Ihre Demoaufzeichnungen können diesen späteren Abgleich vorbereiten.

Mehrere Anbieter nach demselben Fall bewerten

Verwenden Sie für weitere Demos denselben Kernfall und dieselben gewünschten Ergebnisse. Lassen Sie Unterschiede zu, wenn ein Anbieter einen anderen sinnvollen Prozess vorschlägt. Dokumentieren Sie dann, was sich für Ihre Mitarbeitenden ändert. Sie vergleichen Arbeitsmöglichkeiten, nicht die Fähigkeit, Ihre bisherige Oberfläche nachzubauen.

Bewerten Sie direkt nach dem Termin mit den beteiligten Fachbereichen. Wo wurde das Ziel erreicht, wo entstand zusätzlicher Aufwand und wo fehlen noch Informationen? Trennen Sie diese Punkte vom allgemeinen Eindruck der Präsentation. Eine sympathische Beratung ist hilfreich, beantwortet aber nicht allein die fachliche Eignung.

Aus der Demo eine konkrete nächste Entscheidung ableiten

Vielleicht reicht das Ergebnis für eine engere Auswahl. Vielleicht muss eine kritische Schnittstelle zunächst genauer untersucht werden. Benennen Sie den nächsten Schritt anhand der größten offenen Frage. Eine weitere allgemeine Präsentation hilft wenig, wenn nur noch eine bestimmte Datenübergabe ungeklärt ist.

Bewahren Sie den Demofall und das Protokoll beim Projekt auf. Sie können später prüfen, ob Angebot und umgesetzte Lösung die besprochenen Aufgaben abdecken. Für den Einstieg in passende Anbietergespräche nutzen Sie die ERP-Anfrage und halten Ihren Beispielauftrag für das folgende Gespräch bereit.