ERP-Datenmigration planen: Was übernommen wird und wie Sie es prüfen

Drei Datenfragen vor jeder Importdatei

Beginnen Sie mit den Informationen, die Ihr Team am ersten Arbeitstag im neuen System benötigt. Dazu können Kunden, Lieferanten und Artikel gehören. Daneben stehen offene Vorgänge, etwa noch nicht vollständig gelieferte Aufträge. Historische Daten erfüllen wiederum andere Zwecke. Diese Gruppen sollten nicht ohne Entscheidung in denselben Übernahmeauftrag fallen.

Fragen Sie für jede Gruppe nach dem Nutzen im neuen System. Muss eine alte Information dort aktiv bearbeitet werden, als Beleg zugänglich bleiben oder nur für eine spätere Auswertung verfügbar sein? Die Antwort beeinflusst Umfang und Aufwand. Rechtlich erforderliche Aufbewahrung und steuerliche Anforderungen sind gesondert mit den zuständigen Fachleuten zu klären; die technische Migration entscheidet sie nicht automatisch.

Über die Anfrage für ERP-Systeme wählen Sie Ihren Unternehmensbereich und geben PLZ sowie Kontaktdaten an. Die Anfrage ist kostenfrei und unverbindlich. Ihre Datenübersicht und offene Migrationsfragen helfen im anschließenden Gespräch mit dem Anbieter.

Jede Datenart braucht einen fachlichen Eigentümer

Bestimmen Sie, wer die Bedeutung einer Datenart erklären und deren Übernahme beurteilen kann. Das kann für Artikel das Produktmanagement, für offene Aufträge der Vertrieb und für bestimmte Buchungsdaten die Buchhaltung sein. Die IT kann Daten übertragen, aber nicht jede fachliche Unklarheit über ihre Bedeutung entscheiden.

Sammeln Sie bekannte Probleme vor dem ersten Probelauf. Gibt es doppelte Kunden, alte Artikelnummern oder unterschiedliche Mengeneinheiten? Werden Datumsfelder uneinheitlich verwendet? Solche Fragen verschwinden nicht durch einen Export. Sie müssen geklärt werden, bevor das neue System auf diesen Angaben zuverlässig arbeiten kann.

Lassen Sie die Bereinigung nachvollziehbar durchführen. Wenn zwei Einträge zusammengeführt werden, muss klar bleiben, welche Verknüpfungen betroffen sind. Eine scheinbar harmlose Löschung kann sonst offene Vorgänge von ihren Stammdaten trennen. Der Migrationsplan sollte die fachliche Entscheidung und die technische Umsetzung miteinander verbinden.

Gleicher Feldname bedeutet nicht gleiche Bedeutung

Erstellen Sie mit dem Anbieter eine Zuordnung zwischen Quelle und Ziel. Welches Feld im alten System entspricht welcher Information im neuen? Welche Werte werden umgewandelt und welche bleiben unverändert? Besonders wichtig sind Kennungen, Einheiten und Verknüpfungen zwischen Datensätzen. Eine Spalte mit der Überschrift “Nummer” erklärt ihren Zweck noch nicht.

Die Microsoft-Dokumentation zu Business-Central-Konfigurationspaketen beschreibt produktspezifisch die Zuordnung von Tabellen und Feldern sowie die Validierung einer Übernahme. Sie zeigt damit einen konkreten technischen Zusammenhang. Welcher Importweg für Ihr ERP geeignet ist, muss der Anbieter anhand der tatsächlichen Systeme festlegen.

Lassen Sie die Zuordnung an einem kleinen Beispiel erläutern. Ein Artikel wird im Einkauf vielleicht in Kartons und im Verkauf einzeln geführt. Prüfen Sie, wie die Einheiten und deren Beziehungen im Ziel dargestellt werden. Eine erfolgreich eingelesene Zahl ist noch kein Beleg dafür, dass die fachliche Bedeutung erhalten blieb.

Ein Probelauf muss echte Zusammenhänge enthalten

Wählen Sie für den Test repräsentative, geeignet geschützte oder künstliche Daten. Der Probelauf sollte einfache Fälle und relevante Besonderheiten abdecken. Dazu können ein Kunde mit mehreren Lieferanschriften, ein Artikel mit Varianten oder ein teilweise erledigter Auftrag gehören. Entscheidend ist, dass die Beziehungen im Ziel nachvollziehbar bleiben.

Vereinbaren Sie vorab, wie der Test bewertet wird. Welche Mengen und Summen werden abgeglichen? Welche Vorgänge sollen im neuen System weiterbearbeitet werden können? Wer prüft die fachlichen Ergebnisse? Der Microsoft-Leitfaden zur Teststrategie bezieht Datenmigration ausdrücklich in die Testplanung ein. Ein bloßer Hinweis “Import erfolgreich” beantwortet diese fachlichen Fragen nicht.

Datenbereich	Möglicher fachlicher Nachweis
Kundenstamm	Eindeutige Kennung und richtige zugehörige Anschriften
Artikel	Passende Einheiten, Varianten und Zuordnungen
Offene Aufträge	Mengen und Bearbeitungsstand nachvollziehbar
Anfangsbestände	Vereinbarter Abgleich mit bestätigter Quelle
Historische Informationen	Vorgesehener Zugriff und verständlicher Bezug

Verwenden Sie nur die Nachweise, die zu Ihrem Projekt passen. Für finanzielle Bestände muss die fachlich zuständige Stelle den Abgleich verantworten. Ein technisch vollständiger Datensatz ersetzt diese Prüfung nicht.

Änderungen zwischen Probe und Echtstart berücksichtigen

Während die Migration vorbereitet wird, arbeitet das alte System meist weiter. Es entstehen neue Aufträge, Adressen ändern sich und Bestände bewegen sich. Der Startplan muss deshalb erklären, wie diese Veränderungen berücksichtigt werden. Sonst beschreibt der erfolgreiche Probelauf nur einen längst überholten Datenstand.

Lassen Sie festlegen, bis wann welche Daten im Altsystem bearbeitet werden und wie der endgültige Übernahmestand entsteht. Wer bestätigt diesen Stand? Wie werden fehlgeschlagene Positionen behandelt? Welche Kriterien müssen vor dem Start erfüllt sein? Diese Fragen gehören in den Ablaufplan und nicht erst in die Diskussion am Umstellungswochenende.

Besprechen Sie außerdem den Umgang mit einem nicht bestandenen Abschluss. Es sollte klar sein, wer über Verschiebung oder Fortsetzung entscheidet und wie der Betrieb in der Zwischenzeit arbeitet. Ein Rückweg ist eine konkrete Planung mit Verantwortlichkeit, keine allgemeine Hoffnung, bei Bedarf einfach wieder umschalten zu können.

Beispiel einer falschen Einheit trotz fehlerfreiem Import

Ein Händler übernimmt Artikel aus einem alten System. Die Datei wird ohne technischen Fehler eingelesen. Im Probelauf stellt der Fachbereich jedoch fest, dass eine Mengeneinheit anders verstanden wird als im bisherigen Ablauf. Ein Auftrag lässt sich zwar anlegen, führt aber nicht zum erwarteten Ergebnis. Der technische Import war erfolgreich, die fachliche Übernahme noch nicht.

Das Team korrigiert die Zuordnung und wiederholt den betreffenden Test mit passenden Vergleichswerten. Erst der nachvollziehbare Abgleich bestätigt den gewünschten Zustand. Dieses Beispiel zeigt, warum Fachbereiche Zeit für den Probelauf brauchen und warum Datenbereinigung kein unsichtbarer Nebenpunkt des Einführungsangebots sein sollte.

Umfang und Verantwortung im Angebot festhalten

Lassen Sie das Angebot die einbezogenen Datenarten, Probeläufe und Aufgaben Ihres Teams benennen. Fragen Sie, welche Bereinigung enthalten ist und welche Vorleistungen erwartet werden. Wenn historische Daten außerhalb des Umfangs bleiben, muss deren weiterer Zugang gesondert geklärt sein. Ein Satz wie “Datenmigration inklusive” ist für diese Entscheidung zu wenig.

Für das nächste Gespräch genügt eine geordnete Übersicht Ihrer Datenquellen, offenen Vorgänge und bekannten Probleme. Über die ERP-Anfrageseite können Sie den passenden Bereich auswählen und anschließend mit dem Anbieter den tatsächlichen Migrationsumfang besprechen.